ORTOGRAFÍA

A continuación vamos amos a ver la herramienta Autocorrección para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores.

Configurar la Autocorrección.

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacemos clic en el Botón Office.

2. Hacemos clic en el botón Opciones de Excel.

3. En el cuadro de diálogo que se abrirá seleccionamos la categoría Revisión.

4. Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

Vamos a ver más importantes.

Hacemos clic en el botón de Opciones de Autocorrección…

Nos aparece el siguiente cuadro de diálogo Autocorrección.

En donde:

• Si activamos la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada.
• Si activamos la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.
• Si activamos la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.
• Si activamos la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada.
• La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.
• Si deseamos añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.
• Si deseamos eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar.
• A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Verificar la ortografía.

En Excel disponemos de un corrector ortográfico que nos permite detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea.

No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

1. Nos situamos en la primera celda de la hoja de cálculo.
2. Seleccionamos la pestaña Revisar y elegimos la opción Ortografía.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

Podemos observar como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario.

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario.

Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.

CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que hemos escrito.

AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje.

Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Crear un nuevo diccionario.

Para crear un nuevo diccionario primero habrá que abrir la revisión ortográfica, para ello seleccionar la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Ortografía o pulsar F7.

Se abrirá el cuadro de diálogo Ortografía.

Si pulsamos en el botón Opciones…, se nos aparecerá la siguiente ventana.

De la lista desplegable de la opción Idioma del diccionario podemos elegir el diccionario que queremos utilizar para corregir nuestro documento (Español, Inglés, Francés, etc).

Hacemos clic en el botón Diccionarios personalizados para crear un nuevo diccionario.

Podemos crear un nuevo diccionario desde este cuadro de diálogo pulsando el botón Nuevo.

Una vez nombrado y creado el diccionario pulsaremos Aceptar.

Agregar una palabra nueva a un diccionario.

Para agregar una nueva palabra a un diccionario habrá que abrir la revisión ortográfica, para ello seleccionamos de la pestaña Revisión la opción Ortografía o pulsamos F7.

En la ventana que se abre seleccionamos Agregar al diccionario.

Al pulsar el botón Agregar al diccionario, la palabra se añadirá al diccionario que hayamos creado o seleccionado en el apartado anterior (o en el desplegable Idioma del diccionario).

Dar formato al texto

Para cambiar el aspecto de los datos contenidos en una celda, Excel dispone de múltiples opciones de formato, que se pueden establecer por medio de diferentes procedimientos:

1. Seleccionamos las celdas que se van a modificar.
2. Activamos la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”

3. Nos aparece el siguiente menú, en el cual hacemos clic en Formato de celdas…

4. Apareciéndonos el siguiente cuadro de diálogo.Devonn

5. Hacemos clic en la pestaña fuentes.

En donde:

1. Se selecciona el tipo de fuente.
2. Se escoge el estilo de la fuente (negrita, cursiva, etc.)
3. Se indica el tamaño de fuente.
4. Se escoge el tipo de subrayado.
5. Diferentes formas de ver un texto.
6. Aplica color al texto.

Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra de herramientas “Fuente” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.

En donde:

1. Permite seleccionar el tipo de fuente.
2. Ajusta el tamaño de fuente.
3. Selecciona texto en negrita, cursiva o subrayado.
4. Aumenta o disminuye el tamaño de fuente en valores fijos de 2 en 2.
5. Permite cambiar el color de relleno de la celda por medio del siguiente menú:

6. Permite cambiar el color de fuente por medio del siguiente menú:

7. Permite colocar diferentes estilos de bordes a la celda. Despliega el siguiente menú:

8. Abre el cuadro de diálogo “Formato de celdas” explicado anteriormente.

Añadir bordes, diseños y colores

Como hemos visto lo más práctico es utilizar el grupo de herramientas “Fuente” para realizar este tipo de tareas, pero también es posible utilizar el cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Para ello hacemos clic en:

Y a continuación activamos la ficha “Bordes”

En donde:

1. Se selecciona el borde que se desea aplicar.
2. Estilo de la línea.
3. Se selecciona el color.

Para establecer el color de relleno de la celda activamos la ficha “relleno”

En donde:

1. Paleta de colores de donde se puede seleccionar el color deseado.
2. Abre el siguiente cuadro de diálogo con el que se puede aplicar efectos de degradados y transparencias.

3. Permite establecer un color utilizando las siguientes paletas:

4. Define el color de la trama.
5. Define el tipo de trama. Trabaja en conjunto con la opción (4). Al definir estos valores se pueden obtener efectos como el mostrado a continuación:

Aplicar formatos a los datos

En Excel es fácil cambiar el tipo de moneda, la cantidad de decimales o el estilo de puntuación utilizado para decimales y separador de miles, etc. Esto es debido a que existe un formato para cada uno de ellos y como dijimos el formato es independiente a los datos.

Para cambiar el formato a los números, es decir, la manera en que aparecen en pantalla seguiremos los siguientes pasos:

1. Se selecciona una celda o grupo de celdas.
2. Se activa la etiqueta “Inicio” y en el grupo de herramientas “Número” se selecciona la opción correspondiente:

 En donde:

1. Tipo de dato. Despliega el siguiente menú de opciones:

2. Estilo moneda. Establece el símbolo de moneda, muestra el siguiente menú:

3. Muestra el valor como porcentaje.
4. Coloca el separador de miles.
5. Incrementa o Disminuye decimales.
6. Despliega el cuadro de diálogo “formato de celda” en la etiqueta “Número”

 Esta ventana nos permite aplicar el formato de salida a los distintos tipos de datos: números, fechas, horas, moneda, etc.

Copiar formatos rápidamente

Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede utilizar la opción “Copiar formato”:

• Se selecciona la(s) celda(s) con el formato que se quiere copiar.
• Se pulsa el botón “Copiar formato”.

• El puntero del ratón adopta la forma de una brocha. Y por último se pulsa clic y se selecciona la(s) celdas(s) a las que se aplicará el formato.

DAR FORMATO A UNA HOJA DE CÁLCULO

Las diferentes opciones de formato permiten hacer las hojas de cálculo más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente.

Los formatos de una celda son características independientes a los datos contenidos en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda independientemente de los datos que haya en las celdas.

 Cambiar el ancho de columnas

En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en concreto.

Para hacer esto existen varias alternativas:

• Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna. El puntero del ratón cambiará apareciendo unas flechas, de la siguiente manera:

• Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que exista en dicha columna.
• Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:

Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño de columna:

En donde:

1. Permite ajustar en ancho de la columna, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

2. Ajusta el ancho de la columna según el contenido de la celda seleccionada, si se selecciona más de una celda el ancho se ajustará según la celda cuyos datos sean más largos.
3. Permite establecer el ancho de las columnas para toda la hoja, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Para ajustar el ancho de varias columnas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las columnas y ajustar entonces el ancho de cualquiera de ellas.

Modificar la altura de las filas

Aunque las filas se ajustan automáticamente pulsando intro, también es posible modificar el alto de las filas manualmente. Para lo cual se puede optar entre:

• Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna.

• Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila.
• Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:

Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño de fila:

En donde:

1. Permite ajustar en alto de la fila, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

2. Ajusta el alto de la fila según el contenido de la celda seleccionada.

Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.

Alinear los datos en una hoja de cálculo

Para alinear el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, la manera más sencilla es a través de la barra de herramientas “Alineación” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.

Seleccionamos las celdas que deseemos modificar y se pulsa en alguno de los botones de este grupo de herramientas.

En donde:

1. Alineación vertical de los datos.
2. Alineación horizontal de los datos.
3. Aumentan o disminuyen el margen izquierdo de los datos.
4. Cambia la orientación de los datos, desplegandose el siguiente menú:

5. Si los datos no caben en el espacio de la celda el texto se mostrará en varias líneas.

6. Si hacemos clic sobre este botón las celdas seleccionadas se combinan y su contenido es centrado. Si hacemos clic sobre la flecha de este botón se despliega el siguiente menú con diversas opciones de combinación de celdas:

7. Muestra la ficha Alineación en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Dar formato al texto

Para cambiar el aspecto de los datos contenidos en una celda, Excel dispone de múltiples opciones de formato, que se pueden establecer por medio de diferentes procedimientos:

1. Seleccionamos las celdas que se van a modificar.
2. Activamos la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”

3. Nos aparece el siguiente menú, en el cual hacemos clic en Formato de celdas…

4. Apareciéndonos el siguiente cuadro de diálogo.

5. Hacemos clic en la pestaña fuentes.

En donde:

1. Se selecciona el tipo de fuente.
2. Se escoge el estilo de la fuente (negrita, cursiva, etc.)
3. Se indica el tamaño de fuente.
4. Se escoge el tipo de subrayado.
5. Diferentes formas de ver un texto.
6. Aplica color al texto.

Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra de herramientas “Fuente” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.

En donde:

1. Permite seleccionar el tipo de fuente.
2. Ajusta el tamaño de fuente.
3. Selecciona texto en negrita, cursiva o subrayado.
4. Aumenta o disminuye el tamaño de fuente en valores fijos de 2 en 2.
5. Permite cambiar el color de relleno de la celda por medio del siguiente menú:

6. Permite cambiar el color de fuente por medio del siguiente menú:

7. Permite colocar diferentes estilos de bordes a la celda. Despliega el siguiente menú:

8. Abre el cuadro de diálogo “Formato de celdas” explicado anteriormente.

Añadir bordes, diseños y colores

Como hemos visto lo más práctico es utilizar el grupo de herramientas “Fuente” para realizar este tipo de tareas, pero también es posible utilizar el cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Para ello hacemos clic en:

Y a continuación activamos la ficha “Bordes”

En donde:

1. Se selecciona el borde que se desea aplicar.
2. Estilo de la línea.
3. Se selecciona el color.

Para establecer el color de relleno de la celda activamos la ficha “relleno”

En donde:

1. Paleta de colores de donde se puede seleccionar el color deseado.
2. Abre el siguiente cuadro de diálogo con el que se puede aplicar efectos de degradados y transparencias.

3. Permite establecer un color utilizando las siguientes paletas:

4. Define el color de la trama.
5. Define el tipo de trama. Trabaja en conjunto con la opción (4). Al definir estos valores se pueden obtener efectos como el mostrado a continuación:

Aplicar formatos a los datos

En Excel es fácil cambiar el tipo de moneda, la cantidad de decimales o el estilo de puntuación utilizado para decimales y separador de miles, etc. Esto es debido a que existe un formato para cada uno de ellos y como dijimos el formato es independiente a los datos.

Para cambiar el formato a los números, es decir, la manera en que aparecen en pantalla seguiremos los siguientes pasos:

1. Se selecciona una celda o grupo de celdas.
2. Se activa la etiqueta “Inicio” y en el grupo de herramientas “Número” se selecciona la opción correspondiente:

 En donde:

1. Tipo de dato. Despliega el siguiente menú de opciones:

2. Estilo moneda. Establece el símbolo de moneda, muestra el siguiente menú:

3. Muestra el valor como porcentaje.
4. Coloca el separador de miles.
5. Incrementa o Disminuye decimales.
6. Despliega el cuadro de diálogo “formato de celda” en la etiqueta “Número”

 Esta ventana nos permite aplicar el formato de salida a los distintos tipos de datos: números, fechas, horas, moneda, etc.

Copiar formatos rápidamente

Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede utilizar la opción “Copiar formato”:

• Se selecciona la(s) celda(s) con el formato que se quiere copiar.
• Se pulsa el botón “Copiar formato”.

• El puntero del ratón adopta la forma de una brocha. Y por último se pulsa clic y se selecciona la(s) celdas(s) a las que se aplicará el formato.

DAR FORMATO A UNA HOJA DE CÁLCULO

Las diferentes opciones de formato permiten hacer las hojas de cálculo más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente.

Los formatos de una celda son características independientes a los datos contenidos en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda independientemente de los datos que haya en las celdas.

Cambiar el ancho de columnas

En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en concreto.

Para hacer esto existen varias alternativas:Devonn

• Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna. El puntero del ratón cambiará apareciendo unas flechas, de la siguiente manera:

• Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que exista en dicha columna.
• Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:

Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño de columna:

En donde:

1. Permite ajustar en ancho de la columna, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

2. Ajusta el ancho de la columna según el contenido de la celda seleccionada, si se selecciona más de una celda el ancho se ajustará según la celda cuyos datos sean más largos.
3. Permite establecer el ancho de las columnas para toda la hoja, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Para ajustar el ancho de varias columnas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las columnas y ajustar entonces el ancho de cualquiera de ellas.

Modificar la altura de las filas

Aunque las filas se ajustan automáticamente pulsando intro, también es posible modificar el alto de las filas manualmente. Para lo cual se puede optar entre:

• Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna.

• Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila.
• Activar la etiqueta “Inicio” en el grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en la opción “Formato”:

Se desplegará el siguiente menú, del cual detallamos lo referido al tamaño de fila:

En donde:

1. Permite ajustar en alto de la fila, muestra el siguiente cuadro de diálogo:

2. Ajusta el alto de la fila según el contenido de la celda seleccionada.

Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.

Alinear los datos en una hoja de cálculo

Para alinear el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, la manera más sencilla es a través de la barra de herramientas “Alineación” que se encuentra dentro de la etiqueta “Inicio”.

Seleccionamos las celdas que deseemos modificar y se pulsa en alguno de los botones de este grupo de herramientas.

En donde:

1. Alineación vertical de los datos.
2. Alineación horizontal de los datos.
3. Aumentan o disminuyen el margen izquierdo de los datos.
4. Cambia la orientación de los datos, desplegandose el siguiente menú:

5. Si los datos no caben en el espacio de la celda el texto se mostrará en varias líneas.

6. Si hacemos clic sobre este botón las celdas seleccionadas se combinan y su contenido es centrado. Si hacemos clic sobre la flecha de este botón se despliega el siguiente menú con diversas opciones de combinación de celdas:

7. Muestra la ficha Alineación en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Eliminar celdas, filas y columnas

Seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas que se desea eliminar.
2. Activar la ficha “Inicio”.
3. Seleccionar, del grupo de herramientas “Celdas”, la opción “Eliminar”.

Al utilizar “Eliminar” de esta forma Excel elimina las celdas seleccionadas y desplaza las celdas restantes sin preguntar.

La opción “Eliminar” tiene un menú incluido el cual se despliega haciendo clic en la pequeña flecha del botón. Al desplegar el menú podemos observar las siguientes opciones:

Si seleccionamos “Eliminar celdas…” aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

• Desplazar las celdas hacia la izquierda: Desplaza el contenido de las celdas restantes a la izquierda para rellenar el espacio sobrante al eliminar las celdas.
• Desplazar las celdas hacia la arriba: Desplaza el contenido de las celdas restantes hacia arriba para rellenar el espacio sobrante al eliminar las celdas.
• Toda la fila: Elimina la fila donde se encuentre la celda seleccionada.
• Toda la columna: Elimina la columna donde se encuentre la celda seleccionada.

Borrar celdas, filas y columnas

Con este procedimiento se podrá elegir entre borrar solamente el contenido, borrar el formato de las celdas, borrar los comentarios de las celdas o todo a la vez. Para lo cual:

En primer lugar seleccionamosr el rango de celdas que se desea borrar.

Hay dos maneras:

• Activamos la etiqueta “Inicio”.
• Dentro del grupo de herramientas “Modificar” se selecciona el comando “Borrar”.

• Con lo que se despliega el siguiente menú.

• Las opciones del menú son suficientemente claras, borran: todo, sólo el formato, sólo el contenido o sólo los comentarios de las celdas seleccionadas.
• La otra forma de hacer esto mismo es por medio del menú contextual de las celdas el cual se despliega al hacer clic secundario “clic derecho” sobre las celdas seleccionadas, tal como se muestra a continuación:

En dicho menú se dispone de la opción “Borrar contenido”, no así de las demás opciones.

Deshacer

Cuando, por error, se realiza una operación no deseada, como por ejemplo eliminar una columna válida, existen opciones que permiten deshacer o rehacer las últimas acciones ejecutadas. Estas operaciones son iguales a las que ofrece Word, y se accede a ellas con los mismos botones en la barra de acceso rápido:

El botón Deshacer permite eliminar la última acción realizada. El botón Rehacer permite repetir la última acción cancelada.

Si existen más de una acción para deshacer se podrá observar una pequeña flecha en el botón. Al hacer clic sobre dicha flecha se despliega un menú con la lista de acciones que se pueden deshacer, este menú se puede observar en la siguiente figura:

De esta forma se pueden deshacer varias acciones de una vez.

Buscar y reemplazar texto, números o celdas

Se puede buscar en una o más hojas de cálculo (las que estén seleccionadas) celdas que contengan caracteres específicos (texto, números, etc.), para lo cual se debe:

1. Activar la pestaña “Inicio”.
2. En el grupo de herramientas “Modificar” se selecciona “Buscar y seleccionar”

3. Se desplegará el siguiente menú:

Se dispone de varias alternativas para realizar la búsqueda de datos. Estas son:

1. Buscan en la hoja, hojas o celdas seleccionadas todas las celdas que contengan el tipo de datos indicado ya sean fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes o Validación de datos. En el ejemplo siguiente se buscaron todas las celdas con fórmulas y Excel seleccionó automáticamente todas las celdas que contenían fórmulas.

2. Despliega el clásico cuadro de diálogo de “Buscar y reemplazar” visto en las versiones anteriores de Office.

En donde:

1. Se escribe la palabra a buscar.
2. Se indica si la búsqueda será en la hoja activa o en todo el libro.
3. Se selecciona el tipo de búsqueda: por filas o por columnas.
4. Permite especificar en dónde se desea realizar la búsqueda: en fórmulas, valores, o comentarios.
5. Exige la total coincidencia con el texto a buscar.
6. Indica si la palabra a buscar debe coincidir con mayúsculas y minúsculas.
7. Buscar siguiente. Inicia la búsqueda, o la continúa si ya ha encontrado el texto en alguna parte de la hoja.
8. Si lo desea puede buscar un texto con un formato específico.

3. Si lo que se quiere es buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas de la hoja de cálculo, entonces se debe elegir el comando Reemplazar. Con lo que se muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

1. Se escribe el texto a buscar.
2. Se escribe el texto con el que se va a reemplazar.
3. Se selecciona el lugar donde se realizará la búsqueda.
4. Se indica que deben coincidir exactamente mayúsculas y minúsculas.
5. Búsqueda solamente en celdas completas.
6. Inicia la búsqueda o la continúa.
7. Reemplaza la palabra encontrada por la propuesta.
8. Reemplazar todas. Se indica que reemplace todas las palabras que coincidan, sin pedir confirmación.
9. Opcionalmente se indica el formato del texto a buscar y el formato con que se pegará el nuevo texto.
10. Mediante el comando “Ir a” se puede indicar una celda a la cual se desea ir mediante el siguiente cuadro de diálogo:

5. El comando “Ir a especial” despliega el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro se pueden indicar diferentes características de las celdas que se buscan.

6. Seleccionar objetos permite hacer clic sobre un tipo de objeto y Excel seleccionará automáticamente todos aquellos objetos del mismo tipo. Por ejemplo un gráfico o una forma.

EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO II

Se pueden realizar tareas comunes sobre todo el contenido de una, o varias, filas como también sobre una, o varias, columnas. Esto simplifica mucho el trabajo al momento de tener que cambiar, por ejemplo, el color de fuente a todas las celdas de una columna.

Obviamente que este tipo de tareas también se puede llevar a cabo de forma global sobre todo el contenido de una hoja o incluso del libro completo.

Para realizar este tipo de tareas se debe seleccionar la fila, la columna, la hoja o las hojas sobre las que se quiere realizar la tarea.

Seleccionar una o varias filas

Para seleccionar una fila simplemente se hace un clic sobre el número de la fila en cuestión, tal como se observa en la siguiente figura las celdas de dicha fila serán coloreadas y recuadradas:

Si queremos es seleccionar varias filas al mismo tiempo hacemos clic sobre el número de la primera fila del grupo y luego sin soltar el ratón se arrastra hasta llegar a la última del grupo:

Seleccionar una o varias columnas

A esta altura seguramente ya habrá supuesto lo correcto, se aplican los mismos criterios anteriores sólo que se deben utilizar los nombres de las columnas en lugar de los números de filas:

Seleccionar filas o columnas no contiguas

También es posible seleccionar filas o columnas que no se encuentran contiguas, para lo cual se debe mantener la tecla CTRL oprimida mientras se hace clic sobre los números de filas o los nombres de las columnas.

Seleccionando filas y columnas a la vez

El método anterior se puede aplicar para seleccionar tanto filas como columnas al mismo tiempo, esto se conoce como selecciones superpuestas:

Seleccionar una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

Seleccionar un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color

Selección de una hoja entera

Nos situamos sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacemos clic sobre él.

Seleccionar celdas utilizando el teclado

En el caso de querer mantener las manos en el teclado, podemos también seleccionar rangos de celdas utilizando ciertas combinaciones que detallamos a continuación.

El método más clásico de seleccionar rangos de celdas mediante el teclado es, una vez posicionados en la celda origen, pulsar la combinación Mayúsculas+Teclas movimiento del cursor para desplazarnos por la hoja de cálculo. No obstante existen ciertas combinaciones que nos facilitan la selección de rangos especiales:

Control+Barra espaciadora: Mediante esta combinación seleccionaremos la columna donde nos encontremos.

Mayúsculas+Barra espaciadora: En este caso seleccionaremos la fila entera donde nos encontremos.

Control+Mayúsculas+Inicio: Selecciona desde la celda donde nos encontramos hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

Control+Mayúscula+Fin: Selecciona desde la celda donde nos encontramos hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, Ctrl+Mayúsculas+Fin selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.

Ctrl+Mayúsculas+Av Pág: Selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

Ctrl+Mayúsculas+Rev Pág: Selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

Ctrl+Mayúsculas+*: Selecciona el área actual alrededor de la celda activa.

Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora: selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora  selecciona la región actual. Si presiona Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Insertar filas o columnas

Para insertar columnas o filas seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos tantas filas o tantas columnas como el número de filas o de columnas que deseamos insertar.
2. Activamos la ficha “Inicio” y se del grupo de herramientas “Celdas” se hace clic en “Insertar”.

3. Automáticamente se agregarán tantas filas o columnas como las seleccionadas.

Las filas se insertarán por encima de la selección, y las columnas a la izquierda.

También es posible insertar filas o columnas utilizando el menú contextual. Una vez seleccionadas las filas o columnas a insertar, se hace clic con el botón secundario sobre el área seleccionada (“área azul”), desplegandose el siguiente menú contextual.

En el cual debemos seleccionar la opcion Insertar.

Insertar celdas

Par insertar celdas seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos un rango de celdas del mismo tamaño que las celdas que queremos insertar.
2. Activamos la ficha “Inicio”, desplegamos el menú “Insertar” haciendo clic en la flecha azul del mismo y seleccionamos “Insertar celdas .”:

3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

• Desplazar las celdas hacia la derecha: Seleccionando esta opción se insertan las celdas llevando el contenido de las restantes, hacia la derecha.
• Desplazar las celdas hacia abajo: Inserta las celdas llevando el contenido de las que hasta ahora estaban juntas a las celdas situadas en las filas inferiores.
• Insertar toda una fila: Seleccionando esta opción se añade una fila completa de celdas (o varias filas si se han seleccionado como bloque) desplazando las restantes hacia abajo.
• Insertar toda una columna: Seleccionando esta opción se añade una columna completa de celdas (o varias columnas si se han seleccionado como bloque) desplazando a la derecha las restantes.

Eliminar o borrar celdas, filas y columnas

Debemos distinguir entre eliminar y borrar celdas. Cuando se eliminan celdas, éstas desaparecen de la hoja de cálculo, y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. Cuando se borran celdas, se elimina el contenido, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.

Borrar y eliminar celdas produce también resultados diferentes en las fórmulas que hacen referencia a las celdas implicadas. Si se borra el contenido de una celda, su valor es cero, y cualquier fórmula que se refiera a la celda obtendrá un valor de cero. Si se elimina una celda, cualquier fórmula que hiciera referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla, y devolverá el valor de error #¡REF!

Más opciones de pegado:

El botón pegar contiene también, un menú el cual se muestra si hacemos clic en la flecha azul que se encuentra al pié del mismo:

El menú que se podrá ver es el siguiente:

1. Pegar: Pega el contenido del portapapeles, es lo mismo que oprimir el botón Pegar de manera directa.
2. Fórmulas: Es similar a la opción anterior, sólo que se eliminan todos los formatos de celdas referidos a color y tipos de fuentes. Sólo se mantienen los valores y fórmulas.
3. Pegar valores: Pega los valores o resultados y no las fórmulas.
4. Sin bordes: Se mantienen todos los valores, fórmulas y formatos. Sólo se omiten los bordes de celdas.
5. Transponer: Se transforman las filas en columnas y las columnas en filas.
6. Pegar vínculos: Se pegan vínculos a las celdas originales y no los valores o fórmulas de las mismas.
7. Pegado especial: Muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Donde:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas

8. Pegar como hipervínculo: Pega el contenido del portapapeles como un vínculo a las celdas originales. De tal forma que al hacer clic sobre el vínculo se activan las celdas originales:
9. Como imagen: Despliega el siguiente menú.

Donde:

Copiar como imagen: copia en el portapapeles la selección de celdas como una imagen.

Pegar como imagen: pega el contenido del portapapeles como una imagen.

Pegar vínculos de imagen: Se pegan vínculos a las imágenes.

El panel de tares Portapapeles de Office

El panel de tareas del portapapeles de Office se puede activar haciendo clic en el pequeño cuadro del vértice derecho inferior del grupo de herramientas “Portapapeles”:

Con lo que se mostrará en pantalla:

El Panel de Tareas portapapeles de Office, presenta como imágenes en miniaturas los distintos objetos que hemos copiado durante nuestro trabajo, de tal manera que se puede volver a pegar cualquiera de ellos desde este Panel. Tenemos que tener en cuenta que este panel captura contenido de todas las aplicaciones que se utilicen, por lo que se podrán observar contenidos que no pertenezcan a Excel.

Cada ítem de la lista posee un pequeño menú mediante el que se puede seleccionar entre pegar el contenido en nuestro trabajo o eliminarlo del portapapeles.

También disponemos de un botón para pegar “todo” el contenido del portapapeles en nuestro trabajo actual y otro para eliminar todo el contenido del portapapeles.

Con la “x” del vértice derecho superior cerramos el panel de tareas.

EDICIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO I

Editar una celda

Para modificar el contenido de una celda podemos hacerlo de las siguientes formas:

1. Haciendo un clic sobre la celda a modificar y luego presionando la tecla F2 aparece el cursor dentro de la celda.
2. También se puede hacer un clic sobre la celda a modificar y luego un clic en la barra de fórmulas.
3. Se hace doble clic sobre la celda a modificar, con lo que aparece el puntero de inserción dentro de la celda; en ese momento se puede editar el contenido de la celda de la forma habitual.

Mover celdas

Se puede mover el contenido de una o varias celdas. Los pasos a seguir son:

Primera forma

1. En primer lugar seleccionamos las celdas que queremos mover. Esto lo hacemos de la siguiente manera: nos situamos en la primera celda a mover, hacemos clic y sin soltar el ratón arrastramos sobre las celdas que queramos seleccionar, las mismas serán coloreadas (aunque la primera celda no esté coloreada esto no quiere decir que no esté seleccionada) y marcadas por una línea gruesa tal como se puede observar en la siguiente figura:

2. Una vez seleccionadas las celdas se activa la etiqueta “Inicio” y en el grupo de herramientas “Portapapeles” se pulsa en “Cortar”:

Como podemos observar las celdas seleccionadas aparecen marcadas por una línea discontinua (cada vez que veamos una celda o grupo de celdas marcadas por una línea discontinua significa que vamos a cortar o copiar dichas celdas).

3. A continuación colocamos el cursor en la posición donde deseamos mover las celdas.
4. Finalmente pulsamos en el botón “Pegar” o pulsamos Intro o Enter tal y como nos indica el mensaje que aparece en la barra de estado en la figura de arriba.

Segunda forma

La segunda forma es utilizando las teclas de método abreviado (dedicaremos un apéndice para indicar todas las teclas de método abreviado), veamos los pasos a seguir:

1. Seleccionamos las celdas a mover.
2. Pulsamos la combinación de teclas Ctrl + X
3. Colocamos el cursor en la nueva posición donde queremos situar las celdas a mover.
4. Y por último pulsamos Ctrl + V

Tercera forma

Esta otra manera de mover celdas, tiene la siguiente particularidad, si la celda destino tiene datos, Excel solicita confirmación para reemplazar su contenido. Para ello:

1. Se seleccionan las celdas a mover.
2. Se coloca el puntero sobre el borde de la selección, el puntero se debe transformar en cuatro flechas negras.
3. Cuando se ven las cuatro flechas negras se pulsa el botón del ratón y sin soltarlo se arrastra hasta la zona a donde se desea mover.
4. Al soltar el botón del ratón las celdas serán movidas a la nueva posición. Si en la zona del libro hay información, aparece un cuadro de diálogo para confirmar si queremos reemplazar el contenido de la celda destino.

Copiar celdas

Cuando necesitemos copiar información en otra parte de la hoja debemos tener en cuenta que las celdas que contengan referencias relativas se actualizarán.

Para copiar celdas realizaremos los siguientes pasos:

Primera forma

1. En primer lugar seleccionamos las celdas que queremos copiar. Esto lo hacemos de la siguiente manera: nos situamos en la primera celda a copiar, hacemos clic y sin soltar el ratón arrastramos sobre las celdas que queramos seleccionar, las mismas serán coloreadas (aunque la primera celda no esté coloreada esto no quiere decir que no esté seleccionada) y marcadas por una línea gruesa tal como se puede observar en la siguiente figura:

2. Una vez seleccionadas las celdas se activa la etiqueta “Inicio” y en el grupo de herramientas “Portapapeles” se pulsa en “Copiar”:

Como podemos observar las celdas seleccionadas aparecen marcadas por una línea discontinua (cada vez que veamos una celda o grupo de celdas marcadas por una línea discontinua significa que vamos a cortar o copiar dichas celdas).

3. A continuación colocamos el cursor en la posición donde deseamos copiar las celdas.
4. Finalmente pulsamos en el botón “Pegar” o pulsamos Intro o Enter tal y como nos indica el mensaje que aparece en la barra de estado en la figura de arriba.

Segunda forma

La segunda forma es utilizando las teclas de método abreviado (dedicaremos un apéndice para indicar todas las teclas de método abreviado), veamos los pasos a seguir:

1. Seleccionamos las celdas a mover.
2. Pulsamos la combinación de teclas Ctrl + C
3. Colocamos el cursor en la nueva posición donde queremos situar las celdas a mover.
4. Y por último pulsamos Ctrl + V

Opciones de pegado

Desde la versión XP o 2002 de Excel, al pegar un texto aparece a su lado el icono “Opciones de pegado”:

Este icono presenta diversas “opciones de pegado” al hacer clic sobre él, como se ve en la siguiente muestra:

1. Conservar tema de destino: Pega el texto manteniendo el tema de destino.
2. Hacer coincidir formato de destino: Pega el texto sobre el texto seleccionado pero cambia su formato al formato del texto reemplazado.
3. Conservar formato de origen: Pega el texto sin cambiar el formato original del mismo.
4. Formato de números y valores: Al copiar una fórmula se pega sólo el resultado final de la misma y no la fórmula propiamente dicha.
5. Mantener ancho de columnas de origen: pega los valores y ajusta el ancho de la columna según el ancho de la celda de origen.
6. Sólo formato: No pega los valores copiados, sólo ajusta el formato de la celda destino según el formato de la celda de origen.
7. Vincular celdas: Pega una referencia absoluta a la celda de origen del tipo $A$1.

Las funciones para hojas de cálculo

Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta un valor o valores, llamados argumentos, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Se pueden usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas.

El uso de funciones en fórmulas permite simplificar y acortar éstas. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula =A6+A7+A8+A9 se puede utilizar la función SUMA y escribir la misma fórmula como =SUMA(A6:A9).

Las funciones tienen una cierta sintaxis que se debe respetar e indica cómo debe ser escrita. Los argumentos deben colocarse entre paréntesis, y separados entre sí por puntos y comas.

Los argumentos de una función pueden ser tanto valores constantes, referencias o fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

Las funciones que dispone Excel se agrupan en once categorías: financieras, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, de base de datos, texto, lógicas, información, ingeniería y cubo.

Se puede escribir una función directamente en una fórmula así como usar el asistente para funciones. Se puede activar el asistente para funciones desde la etiqueta “Fórmulas” haciendo clic en “Asistente para funciones” o haciendo clic en “insertar función” de la barra de fórmulas:

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función en el que se debe elegir la función que se quiere insertar en la fórmula:

Después de escoger la función a utilizar, se pulsa el botón Aceptar, aparecerá otro cuadro de diálogo, en el que se deberán indicar los argumentos de la función (escribiéndolos directamente o seleccionándolos en la hoja de cálculo).

Más adelante veremos con más profundidad una serie de funciones, ahora a modo de ejemplo vamos a ver una de la más utilizadas y sencillas en un ejemplo, la función SUMA.

Tomemos la siguiente hoja.

En la celda B5 vamos a calcular el total de ingresos de los tres primeros meses del año. Para ello vamos a introducir la función SUMA a través del asistente de funciones.

Una vez situados en la celda B5 hacemos clic en “Insertar función” de la ficha “Fórmulas”.

En el cuadro de diálogo “Insertar función”, seleccionamos la función SUMA y pulsamos Aceptar.

Nos aparece la ventana que ves en la figura anterior.

En donde:

• En la parte de arriba se introducen los datos, o se indica el rango de la hoja de cálculo donde están contenidos.
• Abajo aparece una explicación de la función seleccionada.

En nuestro ejemplo podemos observar que Excel “se ha dado cuenta” de sumar las celdas B2+B3+B4 y lo propone escribiendo la referencia a estas celdas como un rango B2:B4.

En el caso que Excel no identificara correctamente el rango podemos escribirlo nosotros o simplemente seleccionamos con el ratón el área de la hoja donde se encuentran los valores a sumar y Excel escribirá el rango por nosotros.

En nuestro ejemplo pulsamos en Aceptar. Observe cómo nos queda la hoja.

Usar el botón “Autosuma”

La función SUMA es una de las más usadas en las hojas de cálculo y es por ese motivo que se dispone del botón Autosuma. Si se elige el botón Autosuma, marcado con el símbolo Σ, Excel escribe automáticamente la función y sugiere además el rango de celdas a sumar. Si el rango sugerido no es el que se desea, o bien Excel no es capaz de hacer una sugerencia, se pueden seleccionar las celdas que se desean sumar mediante el ratón. Se pulsa Entrar para finalizar.

Desde la versión XP de Excel el botón autosuma incorpora también las funciones Promedio, Cuenta, Max y Min (que ya las veremos más adelante). Para acceder a estas funciones debemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha que acompaña al botón autosuma.