Las funciones para hojas de cálculo

Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta un valor o valores, llamados argumentos, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Se pueden usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas.

El uso de funciones en fórmulas permite simplificar y acortar éstas. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula =A6+A7+A8+A9 se puede utilizar la función SUMA y escribir la misma fórmula como =SUMA(A6:A9).

Las funciones tienen una cierta sintaxis que se debe respetar e indica cómo debe ser escrita. Los argumentos deben colocarse entre paréntesis, y separados entre sí por puntos y comas.

Los argumentos de una función pueden ser tanto valores constantes, referencias o fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

Las funciones que dispone Excel se agrupan en once categorías: financieras, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, de base de datos, texto, lógicas, información, ingeniería y cubo.

Se puede escribir una función directamente en una fórmula así como usar el asistente para funciones. Se puede activar el asistente para funciones desde la etiqueta “Fórmulas” haciendo clic en “Asistente para funciones” o haciendo clic en “insertar función” de la barra de fórmulas:

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función en el que se debe elegir la función que se quiere insertar en la fórmula:

Después de escoger la función a utilizar, se pulsa el botón Aceptar, aparecerá otro cuadro de diálogo, en el que se deberán indicar los argumentos de la función (escribiéndolos directamente o seleccionándolos en la hoja de cálculo).

Más adelante veremos con más profundidad una serie de funciones, ahora a modo de ejemplo vamos a ver una de la más utilizadas y sencillas en un ejemplo, la función SUMA.

Tomemos la siguiente hoja.

En la celda B5 vamos a calcular el total de ingresos de los tres primeros meses del año. Para ello vamos a introducir la función SUMA a través del asistente de funciones.

Una vez situados en la celda B5 hacemos clic en “Insertar función” de la ficha “Fórmulas”.

En el cuadro de diálogo “Insertar función”, seleccionamos la función SUMA y pulsamos Aceptar.

Nos aparece la ventana que ves en la figura anterior.

En donde:

• En la parte de arriba se introducen los datos, o se indica el rango de la hoja de cálculo donde están contenidos.
• Abajo aparece una explicación de la función seleccionada.

En nuestro ejemplo podemos observar que Excel “se ha dado cuenta” de sumar las celdas B2+B3+B4 y lo propone escribiendo la referencia a estas celdas como un rango B2:B4.

En el caso que Excel no identificara correctamente el rango podemos escribirlo nosotros o simplemente seleccionamos con el ratón el área de la hoja donde se encuentran los valores a sumar y Excel escribirá el rango por nosotros.

En nuestro ejemplo pulsamos en Aceptar. Observe cómo nos queda la hoja.

Usar el botón “Autosuma”

La función SUMA es una de las más usadas en las hojas de cálculo y es por ese motivo que se dispone del botón Autosuma. Si se elige el botón Autosuma, marcado con el símbolo Σ, Excel escribe automáticamente la función y sugiere además el rango de celdas a sumar. Si el rango sugerido no es el que se desea, o bien Excel no es capaz de hacer una sugerencia, se pueden seleccionar las celdas que se desean sumar mediante el ratón. Se pulsa Entrar para finalizar.

Desde la versión XP de Excel el botón autosuma incorpora también las funciones Promedio, Cuenta, Max y Min (que ya las veremos más adelante). Para acceder a estas funciones debemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha que acompaña al botón autosuma.