EJERCICIO 2 DE EXCEL – 1
FÓRMULAS Y FUNCIONES II (continuación)
Poner nombres a referencias
Se pueden crear nombres para establecer referencias a una celda, un grupo de celdas, un valor o una fórmula. El uso de nombres proporciona las siguientes ventajas:
- Se puede compartir el mismo conjunto de nombres en todas las hojas de un libro de trabajo.
- Las fórmulas con nombres son más fáciles de leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil de leer =Ingresos-Gastos que =B6-A6.
- Si por algún motivo se cambia la estructura de la hoja de cálculo, se puede cambiar la referencia en un solo lugar y hacer que se actualicen automáticamente todas las fórmulas que utilizan ese nombre.
- Se puede hacer que Excel cree automáticamente nombres para las celdas, basándose en los títulos de las filas o de las columnas, o bien escribiendo directamente los nombres.
Los nombres deben comenzar por una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No se permiten espacios. Los pasos a seguir para dar un nombre a una celda o grupos de celdas son:
- Se selecciona las celdas o rango de celdas.
- Se activa la pestaña “Fórmulas”, y se hace clic en “Asignar Nombre a un
Rango”.
- Aparece el cuadro de diálogo “Definir nombre”
En Nombre se escribe el nombre que se asignará a las celdas seleccionadas.
En ámbito se puede indicar el alcance que tendrá esta referencia por nombre. Si se indica Libro quiere decir que se podrá utilizar una referencia a este nombre desde cualquier hoja del libro, de lo contrario se puede indicar alguna de las hojas del libro.
En comentario se puede incluir un texto explicativo de a que se está referenciado y en el cuadro Hace referencia a: se muestra la celda o conjunto de celda que se referencian.
Veamos un sencillo ejemplo:
En esta hoja vamos a calcular el Total añadiendole al subtotal el correspondiente Iva.
Para ello en primer lugar vamos a ponerle un nombre a la celda B1, que es donde se encuentra el porcentaje de iva que vamos a aplicar.
Seleccionamos la celda B1.
A continuación seleccionamos la ficha Fórmulas y hacemos clic en Asignar nombre a un rango, nos aparece el siguiente cuadro:
Excel nos propone el nombre que vemos en la figura, si deseamos otro nombre simplemente lo introducimos. En nuestro caso dejamos el mismo y pulsamos Aceptar.
Ahora nos situamos en la celda E4 donde vamos a introducir la fórmula. Escribimos =D4+D4*I , justo en el momento de escribir la I de I.V.A. nos aparecerá la siguiente lista:
En esta lista aparecen todos los nombres de rangos que hayamos creado y todas las funciones que comienzan por la i.
Hacemos doble clic en I.V.A. en este caso.
El resultado es el que se ve en la figura de arriba.
Redefinir un nombre
La gran ventaja de utilizar referencias con nombres es la de poder redefinir o cambiar las referencias sin la necesidad de reeditar las fórmulas que utilizan éstas referencias.
Se puede redefinir un nombre, editando su referencia, fórmula o valor constante, actualizando así todas las fórmulas en las que se usa ese nombre.
Para redefinir un nombre:
- Se activa la etiqueta “Fórmulas”, se hace clic sobre “Administrar nombres”.
- Aparece el cuadro de diálogo “Administrador de nombres” tal como se ve en la siguiente figura:
Mediante este cuadro de diálogo podemos:
- crear un nuevo nombre
- editar o redefinir uno existente
- eliminar nombres.
- Para redefinir un nombre se selecciona el nombre de la lista de nombres y se hace clic en “editar”. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
- En este cuadro de diálogo podemos hacer las modificaciones que necesitemos y por último pulsamos el botón Aceptar.
Crear nombres automáticamente
Excel tiene la capacidad de definir nombres automáticamente, basándose en los rótulos de un rango seleccionado. Para lo cual:
- Se selecciona el rango incluyendo los rótulos.
- Se activa la etiqueta “Fórmulas”.
- Se hace clic en “Crear desde la selección”.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro de diálogo, se deben indicar las filas y/o columnas que se quiere que utilice Excel como nombres, en el ejemplo Excel ya las seleccionó por sí sólo y las propone como válidas.
- Se pulsa Aceptar.
Excel habrá creado automáticamente los nombres Primer Semestre, Segundo Semestre, Ingresos, Gastos y Resultado. Esto se puede observar si se despliega el cuadro de nombres:
