Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados diferentes.

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Los escenarios son útiles en el análisis de datos, ya que se podría ver, por ejemplo como afectarían distintas condiciones (tasa de interés, plazo de devolución, etc.) en un préstamo. Se pueden definir escenarios diferentes, cambiar de uno a otro para realizar análisis y guardarlos con el modelo.

Se define un escenario como un conjunto de variables llamadas celdas cambiantes que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para ver los distintos resultados producidos.

Un escenario está compuesto por dos partes principales:

1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos (que se van a modificar) y no deben contener fórmulas.
2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser celdas que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes.

Un escenario puede dar como resultado:

• Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas resultantes) en una hoja de cálculo.
• Tablas dinámicas. Da el resultado en una tabla dinámica.
• Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de cálculo activa.

Para ver el funcionamiento de esta opción realizaremos un sencillo ejemplo:

1. Cree la siguiente hoja de cálculo y utilice la fórmula =B1+B1*B2 para calcular el Precio final.

A continuación crearemos tres escenarios llamados Mínimo, Medio y Máximo que cambiarán el Margen de beneficios con los valores 10%, 50% y 90% respectivamente.

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2. Desplace el cursor a la celda B2 y seleccione la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios.

3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo llamado Administrador de escenarios:

En donde:

• Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no aparecen, si se activó la protección).
• Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos.
• Comentarios. Explicación de lo que hace un escenario; si no se introduce nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que figure como usuario y la fecha en que fue creado o modificado.
• Agregar. Agrega un escenario.
• Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado.
• Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre que la protección no esté activada.
• Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en cualquier libro de trabajo abierto.
• Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en blanco con los escenarios definidos.

4. Pulse el botón Agregar para crear el primer escenario. En su pantalla aparecerá otro nuevo cuadro de diálogo llamado Agregar escenario.

En donde:

1. Se escribe el nombre del escenario.
2. Celdas cambiantes. Se establecen las celdas cambiantes para ese escenario.
3. Comentarios. Explicación o seguimiento del escenario.
4. Protección. Evitar que se produzcan modificaciones en los escenarios.

5. Teclee Mínimo en el interior del cuadro Nombre del escenario.

En el interior del cuadro Celdas cambiantes tenemos que introducir la referencia de la celda o celdas que deseamos cambiar.

6. Observe que en el cuadro Celdas cambiantes se indique la celda B2, en caso contrario modifíquelo.

En el cuadro Comentarios aparece el nombre del usuario y la fecha de creación del escenario. En el caso que lo considere necesario puede cambiarlo.

7. Pulse el botón Aceptar.

Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo mostrando el valor actual de la celda cambiante y preguntando qué nuevo valor se desea introducir en la misma.

Cuando introduzca un valor podrá pulsar el botón Agregar para continuar creando otros escenarios o bien pulsar el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

8. Teclee 10% y pulse el botón Agregar para crear otro escenarios.
9. Teclee Medio como nombre de escenario y pulse el botón Aceptar.
10. Introduzca el valor 50% y pulse el botón Agregar para crear el último escenario.
11. Teclee Máximo como nombre del escenario y pulse el botón Aceptar.
12. Introduzca el valor 90% y pulse el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Los cuadros de diálogo Agregar y Modificar escenario, contienen dos opciones de protección:

• Evitar cambios.
• Ocultar.

Si se selecciona Evitar cambios, el escenario que se defina no podrá ser editado.

Sin embargo, esto no impide editar directamente en la hoja los valores de las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estén bloqueadas). La casilla Ocultar, evita la presentación en la lista de escenarios.

Para ver el resultado de los escenarios directamente sobre la hoja de cálculo, simplemente se posiciona sobre el escenario que se desee ver el resultado y se pulsa Mostrar, automáticamente se ven los resultados sobre la hoja de cálculo.

Si deseamos modificar algún escenario tenemos que realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione el escenario Máximo.
2. Pulse el botón Modificar. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Modificar escenario.

En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante o el comentario, pero si nuestra intención es cambiar el valor del escenario tenemos que pulsar el botón Aceptar.

En nuestro caso cambiaremos el valor.

3. Pulse el botón Aceptar.
4. Teclee 100%.
5. Pulse el botón Aceptar para finalizar el cambio.

Para eliminar escenarios que no se necesiten, efectúe los siguientes pasos:

1. Elija el escenario a eliminar.
2. Pulse el botón Eliminar.

Utilice la opción cambiar cuando necesite copiar al libro de trabajo activo escenarios de otros libros de trabajo, teniendo en cuenta que deben estar abiertos todos los libros.

Los pasos para realizar la combinación son:

• Abra todos los libros de trabajo que contienen los escenarios a combinar.
• Active el libro de trabajo donde desea realizar la combinación.
• Seleccione la ficha “Datos”, en el grupo “Herramientas de datos”, haga clic en “Análisis Y si” y, después, en “Administrador de escenarios”.
• Pulse el botón Combinar. Aparecerá el cuadro Combinar escenarios.

• Seleccione de la lista desplegable el libro de trabajo que contiene los escenarios para combinar.
• Elija también la hoja que posee los escenarios para combinar. Observe que en la parte inferior de la ventana aparece un mensaje del número de escenarios existentes en la hoja seleccionada.
• Pulse el botón Aceptar. Excel regresará al cuadro de diálogo Administrador de escenarios con los escenarios combinados en su interior.
• Pulse Cerrar para finalizar.