Aunque los esquemas aparecieron por primera vez en la versión 3.0 de Excel, pocos son los usuarios que se atreven con ellos. Sin embargo son una opción de gran utilidad para manejar hojas grandes y visualizar sólo los datos que interesan. Además, como comprobaremos después de haber leído esta sección, son realmente fáciles de aplicar.

Devonn 

A continuación se describe con un ejemplo la manera de crear un esquema en una hoja de cálculo.

1. Crear un modelo. Para comenzar, diseñaremos una tabla similar a la que se muestra en la siguiente figura, la cual resume las ventas de una hipotética tienda de informática.

2. Agrupar columnas. Seleccionamos las columnas desde la B a la E. activamos la etiqueta Datos y en el grupo de herramientas “Esquema” seleccionamos “Agrupar”.

Yaestudio

3. Debajo de la barra de fórmulas aparece un espacio donde se visualizan los símbolos de esquema. Haga clic en el botón señalado con el signo menos para ocultar las columnas de la B a la E.

4. Agrupar las filas. El procedimiento para agrupar las filas es idéntico al de las columnas. Seleccionaremos las filas 7 a la 11. Iremos a la etiqueta Datos y seleccionaremos la opción Agrupar.

5. Ahora vamosa a las filas 3 a la 5, luego de la 13 a la 15.

Ahora pulsando los botones + y –  y los botones de visualización de nivel 1 y 2 para las columnas y 1 y 2 para las filas vemos que se van ocultando o visualizando las filas y columnas que hemos agrupado. Podemos ver varios ejemplos en las siguientes figuras.

Para eliminar un esquema activaremos la etiqueta Datos, desplegaremos la lista del comando Desagrupar:

Y por último seleccinaremos la opción Borrar esquema.

Excel puede reconocer la estructura de un modelo susceptible de ser esquematizado y hacerlo automáticamente. Probemos hacer el esquema del ejemplo anterior de forma automática, para ello:

1. Seleccionamos la zona a esquematizar.
2. Seleccinomos la etiqueta Datos, desplegamos la lista del comando “Agrupar” y seleccionamos “Autoesquema”. Se creará el mismo esquema que hemos hecho anteriormente de forma manual.

Los vínculos son enlaces o punteros que permiten relacionar datos de diferentes libros.

En concreto se traduce a la posibilidad de que una fórmula en una hoja haga referencia a una celda situada en otro libro. Cuando se trabaja con vínculos se utilizan las siguientes expresiones:

• Referencia Externa. Una referencia a una celda, rango de celdas, o nombre definido en una hoja situada en otro libro.
• Libro Dependiente. Un libro que contiene vínculos (fórmulas de referencias externas) a otro libro, y que por tanto su información depende del contenido del otro libro.
• Libro Fuente. Un libro que es el origen o fuente de datos para otro (llamado libro dependiente).

Para ver el funcionamiento de los vínculos vamos a ver un ejemplo. Tenemos tres Libros (Libro1, Libro2 y Libro3) y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la suma de la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a seguir son:

1. Abrir los tres libros.
2. En la celda B2 del Libro2 introducimos 1250
3. En la celda C3 del Libro3 introducimos 2300
4. Seleccionamos la celda A1 del Libro1
5. Introducimos =
6. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionanmos Libro2.

7. Seleccionamos la celda B2
8. Introducimos el signo +
9. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionamos Libro3.
10. Seleccionamos la celda C2.
11. Pulsamos la tecla Enter para aceptar la fórmula de referencia externa.

Observe como queda conformada la fórmula con referencias externas:

Los vínculos son útiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos libros. En el ejemplo anterior, cada libro fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la información que desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hoja del director reflejará inmediatamente los cambios.

Como regla general, se deben grabar los libros fuente antes de grabar en disco el libro dependiente. Esto asegura que las fórmulas de referencia externa contenidas en el libro dependiente contienen los nombres de las hojas fuente.

Si en algún momento cambia el nombre de una hoja o libro que sea fuente de otro, si el libro dependiente está abierto, los vínculos se actualizan automáticamente, en caso contrario deberá cambiar manualmente los vínculos yendo a la etiqueta “Datos” y utilizar la opción “Editar vínculos a archivos”:

Nos aparecerá la siguiente ventana

Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en Cambiar origen podemos asignar el nuevo fichero fuente.

Si oprimimos “Comprobar estado” Excel nos informará si existe algún error con alguno de los archivos fuente, de lo contrario cambiará el estado “desconocido” por el estado “aceptar” indicando que todo está correcto:

Como se puede observar desde este cuadro de diálogo también podemos abrir el archivo origen, también romper alguno de los vínculos que no nos interesa seguir utilizando.