Cuando trabajamos con hojas que contienen fórmulas muy complejas puede ser difícil encontrar la causa de un error. En estos casos se dispone de la herramienta Evaluar fórmula.

Devonn 

Supongamos que disponemos de la siguiente fórmula en una hoja: =B4/2+SUMA(C3:C5)

Cómo puede observar la fórmula consta de dos secciones ya que primero se divide B4/2 y por último se suma el resultado de SUMA(C3:C5)

Si colocamos al puntero de Excel sobre esta fórmula y luego activamos la opción evaluar fórmula se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

Se puede observar que se muestra la fórmula del ejemplo y se subraya B4 como primer dato a evaluar. Para evaluar el valor de B4 simplemente haga clic en el botón evaluar, se mostrará el siguiente resultado:

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Cómo puede observar se ha reemplazado el nombre de la celda B4 por el valor de la misma, ahora se subraya la división de dicho valor por 2 indicando que es el siguiente paso a evaluar. Oprima el botón evaluar:

Se ha remplazado la división por el resultado de la misma, ahora se indica como siguiente paso a evaluar la SUMA(C3:C5). Oprima el botón evaluar:

Se ha calculado el valor de la suma y hemos llegado al último paso a ser evaluado. Oprima botón evaluar:

Se muestra el resultado final de la celda, como se ha terminado de evaluar la fórmula el botón evaluar se cambia por Reiniciar, por medio del cual se puede comenzar desde el principio.

Como ha podido observar este comando es de suma utilidad cuando se quiere detectar errores en fórmulas muy complejas.

En hojas muy extensas es difícil tener a la vista el resultado de algunas fórmulas que pueden ser de importancia para evaluar errores. Mediante el comando Ventana de inspección se pueden colocar a la vista estas fórmulas.

Al hacer clic en esta opción se despliega la siguiente ventana:

Esta ventana se coloca como flotante sobre la ventana de Excel, por lo cual puede ser cambiada de lugar y no se pierde de vista por más que uno cambie de hoja o inclusive de libro.

Podemos observar que como cualquier ventana de Windows dispone de opciones de mover cambiar tamaño o cerrar.

Ahora bien, para agregar una inspección de una celda hacemos clic en el menú “Agregar inspección”, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro de diálogo se indica la celda que contiene la fórmula a ser inspeccionada, por último se oprime el botón Agregar. La celda será incluida en la lista celdas de inspección y se mostrará en la ventana como se muestra continuación:

En la ventana se incluye toda la información necesaria para localizar la fórmula en cuestión. Para eliminar una celda de inspección primero se debe seleccionar la celda dentro de la lista de la ventana de inspección, y por último se hace clic en Eliminar inspección

Una herramienta importante a la hora de crear hojas es la Validación de datos, más aún cuando estas hojas serán utilizadas por otros usuarios. Mediante la herramienta validación podemos asegurarnos que los datos que los usuarios ingresan en ciertas celdas sean los esperados.

La validez de datos se refiere a que el valor que contenga la celda, a la cual se le aplica validación, cumpla las restricciones que le hayamos fijado. Estas restricciones pueden ser tales como obligar a que el valor sea un número entero, que esté dentro de un rango, contenga un texto con una longitud fija, etc.

Para acceder a las herramientas de validación debemos activar la etiqueta Datos como se muestra en la figura, la herramienta Validación se encuentra en el grupo de herramientas de datos:

Esta herramienta dispone de un menú desplegable, el cual se muestra si se hace clic en la lista desplegable alojada a la derecha del botón:

Para establecer restricciones a los valores, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que queremos aplicar la restricción.

2. Activamos la etiqueta Datos y seleccionamos Validación de datos.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

3. En la ficha Configuración abrimos la lista desplegable “Permitir” y seleccionamos la condición que mejor se ajuste a nuestro caso:

Dependiendo de la condición que seleccionemos de esta lista serán los ajustes y condiciones que podremos imponerle a la celda. Para nuestro ejemplo seleccionaremos la condición “número entero”:

En donde:

1. Se selecciona el tipo de dato que debe contener la celda. Puede ser:

Cualquier tipo, Número entero, Hora, Fecha, etc.

1. Se selecciona que tipo de restricción debe cumplir el valor del dato de la celda. Puede obligarse a que el valor esté dentro de un rango o fuera de él, que tenga una longitud fija, etc.
2. Se establecen los valores de la restricción.

4. Una vez definido los criterios de la condición simplemente se oprime el botón aceptar.

Para ayudar a los usuarios que utilizarán nuestra planilla podemos hacer que aparezca una ventana de texto, cuando hagan clic sobre la celda validada, mostrando un texto que expliqué las restricciones que se aplican a la celda actual.

Para ello, en el cuadro de diálogo anterior, seleccionamos la ficha “Mensaje de entrada” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario.

Por ejemplo:

Cuando el usuario coloque el puntero en la celda validada se mostrará en la pantalla un mensaje como el que mostramos en la siguiente figura:

Si en la celda del ejemplo se intenta ingresar un valor fuera del rango establecido, Excel responde con un mensaje de error como el que se muestra a continuación:

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Como se puede observar el mensaje de error no brinda información adicional explicando el motivo del error. Esto se puede mejorar incorporando un mensaje de error personalizado para nuestras celdas validadas.

Para ello, en el cuadro de diálogo “Validación de datos”, seleccionamos la ficha “Mensaje de error” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario:

Nuestro mensaje de error se puede marcar como “grave, advertencia o información”, dependiendo del estilo que utilicemos el usuario podrá ignorar el error y continuar o será obligado a corregir el error para poder continuar.

Estilo grave:

Estilo advertencia:

Estilo información:

Al contar con celdas validadas en una hoja es muy simple encontrar las celdas cuyos valores no son correctos por no cumplir con las condiciones establecidas.

Para mostrar las celdas inválidas utilizaremos la herramienta “rodear con un círculo datos no válidos”

La herramienta “borrar círculos de validación” quita los círculos mostrados.