EJERCICIO 12 DE EXCEL – 1

IMPORTAR DATOS A EXCEL

Introducción

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

  • Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
  • Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

 

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

  • Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
  • Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

  • Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
  • El formato no se ajusta al original.
  • Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

 

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

 

Utilizar el asistente para importar texto

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:

  • Podemos acceder a la ficha Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

  • O acceder mediante el Botón Office Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

 

A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.

 

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones:

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.

Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.

Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de tabulación en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.

Si hubiéramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es decir que nos aparecerían varias columnas (varios campos).

Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o más caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo.

Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.

En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.

Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)).

En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás.

Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.

Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

 

La sección Conexiones

Desde esta sección en la ficha Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato.

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el origen de la importación.

Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer cuando actualiza los datos.

Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manualmente los datos importados de un archivo externo.

Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si escoges la opción Actualizar todo, todos los orígenes de datos se actualizarán.