EJERCICIO 12 DE EXCEL – 1

 

TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

Hemos visto en capítulos anteriores algunos mecanismos que nos ayudan a ahorrarnos un trabajo extra, como son la asignación de nombres a celdas y la generación automática de series de valores. Veremos en este capítulo otras herramientas que ofrece Excel 2007 que nos permiten rentabilizar aún más nuestro trabajo.

 

Comentarios

Los comentarios son textos o grabaciones de voz que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna fórmula más o menos compleja. Siga los pasos que se indican a continuación para agregar y ver u oír los comentarios asociados a celdas.

 

Para añadir un comentario

  1. Seleccionamos la celda a la cual desea añadir el comentario.
  2. Seleccionamos la opción Nuevo Comentario del la etiqueta Revisar.

 

  1. Aparecerá un cuadro de texto donde podremos insertar el texto del comentario. Podemos modificar el tamaño del cuadro pulsando y arrastrando en los cuadros que aparecen a los lados y las esquinas del cuadro de texto:

  1. Cuando terminamos de insertar texto, pulsamos con el ratón fuera del cuadro.

Esta misma tarea se puede realizar, como es lógico, mediante el menú contextual de la celda. Al hacer clic secundario sobre la celda, en el menú contextual contamos con la opción “nuevo comentario” como se muestra en la siguiente figura:

 

Una vez insertado el comentario, la celda quedará marcada con un triángulo rojo en su esquina superior derecha y cada vez que pasemos el puntero del ratón por encima de la celda, aparecerá el Comentario:

Si copiamos o movemos la celda a otro lugar, el comentario asociado se copiará o moverá con ella.

 

Para modificar o eliminar un comentario

Para realizar modificaciones sobre el texto del comentario, o para eliminar dicho comentario, basta con colocar el puntero sobre la celda que contiene el comentario. Al hacer esto se podrá observar en el grupo herramientas “Comentarios” de la etiqueta “Revisar” que la opción “Nuevo comentario” cambia por “Editar comentario”.

También se puede ver que se activa la opción “Eliminar” que antes estaba desactivada. Si lo que se quiere es eliminar el comentario simplemente debe hacer clic en esta opción.

También se dispone de los controles denominados “Anterior(1) y Siguiente (2) mediante los cuales se podrá pasar de un comentario a otro en forma secuencial.

Como ya es costumbre, esto también se puede hacer mediante el menú contextual de la celda que tiene el comentario. Si hace clic secundario sobre dicha celda se desplegará el siguiente menú contextual, en el que se dispone de una sección dedicada a los comentarios:

Auditoria

Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas que pueden utilizarse conjunta o separadamente. Estas herramientas se encuentran en un grupo denominado Auditoría que se encuentra dentro de la etiqueta Fórmulas.

 

Rastrear niveles

Esta herramienta nos permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas.

Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoría.

  1. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de precedencia.
  2. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes.
  3. Quitar Flechas. Elimina las flechas de todos los niveles si se hace clic directamente sobre el botón, también dispone de un menú desplegable con opciones que permiten eliminar de un nivel por vez.

En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes.

 

 Mostrar fórmulas

Este botón, muestra u oculta, las fórmulas contenidas en las celdas. Excel normalmente muestra, en una celda con fórmula, el valor resultante del cálculo; pero si se oprime este botón se mostrará la fórmula en lugar del valor. Este comando afecta a todas las celdas que contengan fórmulas.

 

Comprobación de errores

Este comando rastrea errores comunes en las fórmulas existentes en un libro.  Para explicar este comando tomaremos el siguiente ejemplo el valor de la celda C4 lo dividimos por 0:

Una vez que provocamos el error haremos clic en la herramienta comprobación de errores, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

Como puede observar la herramienta nos indica la existencia de un error en la celda D4, también proporciona información sobre el error.

El comando Comprobación de errores dispone de un menú desplegable que permite acceder a la opción Rastrear error la cual señala con flechas las celdas precedentes a la celda que contiene el error.

También se dispone de la opción referencias circulares la cual almacena un listado de los nombres de las celdas en las cuales existen referencias circulares.