Al crear una tabla dinámica, o al posicionar el puntero dentro de una tabla dinámica se activa una barra de herramientas específica. Mediante ésta barra de herramientas podemos controlar el funcionamiento y el aspecto de nuestra tabla, la barra mientras se muestra en la siguiente imagen:

La barra contiene dos etiquetas: Opciones y Diseño.

Etiqueta opciones:

Los grupos de herramientas que se encuentran dentro de ésta etiqueta permiten controlar la mayoría de las propiedades que afectan el funcionamiento de la tabla dinámica.

Vamos a ver las principales de ellas:

Dentro del grupo “Herramientas”, de la etiqueta «Opciones«, “Gráfico dinámico” nos permite generar un gráfico basado en los datos de la tabla dinámica, al hacer clic en dicha opción se ejecuta el asistente de gráficos que vimos en la sección destinada a tal fin.

En el grupo “Mostrar u ocultar” se dispone de:

• Lista de campo: muestra u oculta el panel de tareas “lista de campos de tabla dinámica”.
• Botones: muestra u oculta los botones (+/-) que aparecen junto a los rótulos de filas.
• Encabezados de campo: muestra u oculta los encabezados de campo y por ende su correspondiente control de filtro.

En la siguiente imagen, se puede observar cómo quedaría la tabla dinámica desactivando los botones y los encabezados de campo:

Esta función permite cambiar el orden en que se muestra el contenido de la tabla dinámica, dependiendo de la posición en que se encuentra el puntero al momento de hacer clic en ordenar, serán las opciones que se presentarán.

Por ejemplo, si en nuestro ejemplo colocamos el puntero en el área de suma de ventas y luego activamos la opción ordenar se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

En cambio, si colocamos el puntero en el área rótulos de filas y luego activamos la opción ordenar se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo:

• La opción borrar, que se encuentra en este grupo, permite tanto eliminar la tabla dinámica como quitar los filtros de los rótulos de campo. Al hacer clic en la opción borrar se despliega el siguiente menú:

La opción Borrar filtros no elimina ningún dato de la tabla, simplemente quita los filtros si existiera alguno.

Mover tabla dinámica. Permite cambiar la ubicación de la tabla dinámica dentro del libro, al hacer clic en mover tabla dinámica se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

Como podemos observar es posible cambiar la ubicación actual de la tabla, llevándola por ejemplo, a una nueva hoja de cálculo.

Como se ha comentado anteriormente, siempre que se hace clic derecho o secundario sobre un objeto de Excel, se presentará un menú con opciones las cuales dependerán de las propiedades del objeto sobre el cuál se hizo clic.

Las tablas dinámicas no escapan a esta propiedad, ya que éstas, son un objeto más de nuestra hoja. Si activa el menú contextual de la tabla dinámica observará que la mayoría de las funciones de la barra de herramientas se encuentran disponibles en este menú.

Tenemos que tener en cuenta que las opciones que presentará este menú dependen de las propiedades del área de la tabla dinámica en donde hicimos clic secundario. No encontrará las mismas opciones si hace clic secundario en el área de rótulos de filas, como es la imagen del ejemplo, a que si hace clic en el área de suma de valores.

En Resumen, las tablas dinámicas son una potente herramienta a la hora de analizar datos. Son extremadamente moldeables y relativamente sencillas de controlar por parte del usuario.

La mejor forma de aprender a utilizarlas es experimentando con ellas, intente, por ejemplo, trasladar el rótulo “Región” desde “Rótulos de columnas” a “Rótulos de filas” y colóquelo entre los rótulos “Vendedor” y “Mes”:

Observe como queda la tabla dinámica:

Ahora arrastre el campo región y colóquelo antes del campo vendedor:

Observe como queda la tabla dinámica:

Observé cómo podemos variar el aspecto de nuestra tabla dinámica sin afectar los datos propiamente dichos. Recuerde que la tabla dinámica no contiene datos en sí misma sino que trabaja sobre datos alojados en otra hoja o en un archivo o base de datos externo.

La otra etiqueta de la barra de herramientas de tabla dinámica es la etiqueta diseño.

Como su nombre lo indica, contiene opciones que afectan al diseño visual de la tabla dinámica. Contamos con comandos que permiten, entre otras cosas, incluir o no los totales, mostrar u ocultar totales generales, etc.

Como ejemplo quitaremos los totales generales de las filas y las columnas, para lo cual abrimos la opción “Totales generales” en “Diseño” y luego hacemos clic en “Desactivado para filas y columnas”:

Por lo cual nuestra tabla dinámica quedará como se muestra a continuación:

Como podrá observarse se han eliminado todos sus totales y subtotales.

En los grupos “Estilo y opciones de estilo” se disponen herramientas que permiten cambiar el aspecto de la tabla en lo que se refiere a colores de fondo y colores de fuente.

Estas herramientas son muy sencillas de manejar por parte del usuario por lo que no hace falta detallarlas. Simplemente experimente con su tabla dinámica seleccionando un estilo de los existentes y vea cómo afecta su aspecto.