Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva, que permite mostrar y analizar fácilmente información resumida sobre datos ya creados en Excel o en otra aplicación.

Por ejemplo, a partir de una base de datos de Excel que contiene registros de ventas de varios vendedores, se puede crear una tabla dinámica para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categorías o campos de los datos fuente, y obtener así las ventas por año, por región, etc.

Se pueden escoger los métodos de cálculo, o funciones de resumen, que se utilizarán para crear el resumen de los datos. Por ejemplo, se puede escoger la función SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc. También se puede controlar cómo se calculan los subtotales y los totales. Cuando se cambian los datos fuente, se puede actualizar o volver a calcular los datos de la tabla dinámica de una manera fácil y rápida.

Es posible crear tablas dinámicas a partir de datos, tanto de una hoja de cálculo de Excel que contenga columnas con rótulos, como de un archivo o de una tabla de base de datos de un sistema de administración de bases de datos externo, como podría ser Access, FoxPro, dBASE, ORACLE, etc. Además, usando el ratón, se pueden mover los campos y los datos asociados, para presentarlos de la forma deseada.

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Finalmente, también se pueden crear gráficos a partir de los datos de la tabla dinámica, de forma que, a medida que se cambian los detalles o la presentación de la tabla dinámica, el gráfico cambiará automáticamente.

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En una tabla dinámica se pueden usar dos tipos de campos de la tabla fuente:

• Campos que serán usados en la tabla dinámica como rótulos del campo de fila, del campo de columna y del campo de páginas. Normalmente estos campos contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo Norte, Sur, Este y Oeste.
• Campos de datos que contienen los valores que se desean resumir.

Normalmente estos campos contienen datos numéricos, como por ejemplo, cantidades de ventas, pero también pueden contener texto.

Supóngase que se tiene una tabla con las ventas realizadas por varios vendedores en diferentes regiones durante varios años. La tabla podría ser algo parecido a:

Se puede, a partir de la tabla anterior, crear una tabla dinámica para sumar las ventas por año y región a la vez que se puede tener a mano las ventas por vendedor.

Si viene de versiones anteriores de Excel verá que, para crear una tabla dinámica, ya no se dispone de un asistente, pero de todas formas es una tarea muy sencilla de realizar.

Para crear una tabla dinámica lo primero que necesitamos es una tabla con datos con la cual “alimentar” la tabla dinámica. Recuerde que la tabla dinámica no contiene los datos propiamente dichos sino que trabaja sobre los datos de otra tabla que puede ser o no externa a Excel.

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En nuestro ejemplo colocaremos el puntero de Excel en cualquier campo de la tabla datos. Luego activamos la etiqueta “Insertar” en esta barra de herramientas se dispone de la opción Tabla dinámica.

Al hacer clic en la opción “tabla dinámica” se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

1. Permite seleccionar un rango de datos para alimentar la tabla dinámica.
2. Permite seleccionar datos que se encuentran en un archivo externo a Excel.
3. Coloca la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculos.
4. Si se desea colocar la tabla dinámica en la hoja actual de datos aquí se puede indicar la ubicación.

En nuestro ejemplo la tabla de datos fue seleccionada automáticamente debido a que antes de ingresar a tabla dinámica colocamos el puntero de Excel dentro de los datos.

Al aceptar este cuadro de diálogo Excel coloca en pantalla un “estilo” de panel de tarea mediante el cual podemos diseñar nuestra tabla dinámica:

Como podemos observar este panel está dividido en dos áreas importantes, un área donde se muestran los rótulos de las columnas de nuestra tabla de datos.

Y otra donde se pueden observar las cuatro áreas que componen nuestra tabla dinámica.

En nuestro ejemplo utilizamos como filtro de información el campo año, por lo cual es preciso colocarlo en dicho cuadro del panel. Para llevar el campo año del cuadro de campo de datos al cuadro de filtro de información simplemente haga clic sobre el rótulo año y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo sobre el cuadro filtro de información y luego suelte botón del ratón.

Para crear la tabla dinámica del ejemplo coloque los campos como se muestra continuación:

A medida que colocamos los campos en sus correspondientes ubicaciones se observa como Excel comienza a armar la tabla dinámica en la hoja:

Como hemos comentado anteriormente, siempre que se pueda, Excel resumirá los datos utilizando la función Suma, como se puede observar en el ejemplo. Pero se puede cambiar esta modalidad siempre que se necesite.

Para resumir los datos utilizando otra función haga clic secundario sobre él área de suma de valores de la tabla dinámica, se presentará el siguiente menú contextual:

Como podemos observar se dispone de la opción “Resumir datos por” dentro de la cual encontramos una lista de funciones que se pueden usar para resumir los datos de la tabla dinámica. Seleccione de esta lista la función que desea usar, por ejemplo recuento.

Como podemos ver, una vez confeccionada la tabla dinámica, es muy sencillo hacer modificaciones en su aspecto.

Agreguemos a nuestro ejemplo el campo mes al área de rótulo de fila:

Nuestra tabla dinámica se verá ahora como: