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EJERCICIO 12 DE EXCEL – 1

IMPORTAR DATOS A EXCEL

Introducción

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

  • Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
  • Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

 

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

  • Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
  • Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

  • Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
  • El formato no se ajusta al original.
  • Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

 

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

 

Utilizar el asistente para importar texto

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:

  • Podemos acceder a la ficha Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

  • O acceder mediante el Botón Office Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

 

A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.

 

En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones:

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.

Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.

Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de tabulación en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.

Si hubiéramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es decir que nos aparecerían varias columnas (varios campos).

Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o más caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo.

Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.

En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.

Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)).

En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás.

Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.

Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

 

La sección Conexiones

Desde esta sección en la ficha Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato.

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el origen de la importación.

Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer cuando actualiza los datos.

Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manualmente los datos importados de un archivo externo.

Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si escoges la opción Actualizar todo, todos los orígenes de datos se actualizarán.

EJERCICIO 11 DE EXCEL – 2

Herramientas de tabla dinámica

Al crear una tabla dinámica, o al posicionar el puntero dentro de una tabla dinámica se activa una barra de herramientas específica. Mediante ésta barra de herramientas podemos controlar el funcionamiento y el aspecto de nuestra tabla, la barra mientras se muestra en la siguiente imagen:

La barra contiene dos etiquetas: Opciones y Diseño.

Etiqueta opciones:

Los grupos de herramientas que se encuentran dentro de ésta etiqueta permiten controlar la mayoría de las propiedades que afectan el funcionamiento de la tabla dinámica.

Vamos a ver las principales de ellas:

Dentro del grupo “Herramientas”, de la etiqueta «Opciones«, “Gráfico dinámico” nos permite generar un gráfico basado en los datos de la tabla dinámica, al hacer clic en dicha opción se ejecuta el asistente de gráficos que vimos en la sección destinada a tal fin.

En el grupo “Mostrar u ocultar” se dispone de:

  • Lista de campo: muestra u oculta el panel de tareas “lista de campos de tabla dinámica”.
  • Botones: muestra u oculta los botones (+/-) que aparecen junto a los rótulos de filas.
  • Encabezados de campo: muestra u oculta los encabezados de campo y por ende su correspondiente control de filtro.

En la siguiente imagen, se puede observar cómo quedaría la tabla dinámica desactivando los botones y los encabezados de campo:

Grupo ordenar:

Esta función permite cambiar el orden en que se muestra el contenido de la tabla dinámica, dependiendo de la posición en que se encuentra el puntero al momento de hacer clic en ordenar, serán las opciones que se presentarán.

Por ejemplo, si en nuestro ejemplo colocamos el puntero en el área de suma de ventas y luego activamos la opción ordenar se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

En cambio, si colocamos el puntero en el área rótulos de filas y luego activamos la opción ordenar se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Grupo acciones de tabla dinámica:

  • La opción borrar, que se encuentra en este grupo, permite tanto eliminar la tabla dinámica como quitar los filtros de los rótulos de campo. Al hacer clic en la opción borrar se despliega el siguiente menú:

La opción Borrar filtros no elimina ningún dato de la tabla, simplemente quita los filtros si existiera alguno.

Mover tabla dinámica. Permite cambiar la ubicación de la tabla dinámica dentro del libro, al hacer clic en mover tabla dinámica se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

Como podemos observar es posible cambiar la ubicación actual de la tabla, llevándola por ejemplo, a una nueva hoja de cálculo.

 

Menú contextual de tabla dinámica

Como se ha comentado anteriormente, siempre que se hace clic derecho o secundario sobre un objeto de Excel, se presentará un menú con opciones las cuales dependerán de las propiedades del objeto sobre el cuál se hizo clic.

Las tablas dinámicas no escapan a esta propiedad, ya que éstas, son un objeto más de nuestra hoja. Si activa el menú contextual de la tabla dinámica observará que la mayoría de las funciones de la barra de herramientas se encuentran disponibles en este menú.

Tenemos que tener en cuenta que las opciones que presentará este menú dependen de las propiedades del área de la tabla dinámica en donde hicimos clic secundario. No encontrará las mismas opciones si hace clic secundario en el área de rótulos de filas, como es la imagen del ejemplo, a que si hace clic en el área de suma de valores.

 

Resumen:

En Resumen, las tablas dinámicas son una potente herramienta a la hora de analizar datos. Son extremadamente moldeables y relativamente sencillas de controlar por parte del usuario.

La mejor forma de aprender a utilizarlas es experimentando con ellas, intente, por ejemplo, trasladar el rótulo “Región” desde “Rótulos de columnas” a “Rótulos de filas” y colóquelo entre los rótulos “Vendedor” y “Mes”:

Observe como queda la tabla dinámica:

Ahora arrastre el campo región y colóquelo antes del campo vendedor:

Observe como queda la tabla dinámica:

Observé cómo podemos variar el aspecto de nuestra tabla dinámica sin afectar los datos propiamente dichos. Recuerde que la tabla dinámica no contiene datos en sí misma sino que trabaja sobre datos alojados en otra hoja o en un archivo o base de datos externo.

 

Etiqueta diseño

La otra etiqueta de la barra de herramientas de tabla dinámica es la etiqueta diseño.

Como su nombre lo indica, contiene opciones que afectan al diseño visual de la tabla dinámica. Contamos con comandos que permiten, entre otras cosas, incluir o no los totales, mostrar u ocultar totales generales, etc.

Como ejemplo quitaremos los totales generales de las filas y las columnas, para lo cual abrimos la opción “Totales generales” en “Diseño” y luego hacemos clic en “Desactivado para filas y columnas”:

Por lo cual nuestra tabla dinámica quedará como se muestra a continuación:

Como podrá observarse se han eliminado todos sus totales y subtotales.

 

Estilo y opciones de estilo:

En los grupos “Estilo y opciones de estilo” se disponen herramientas que permiten cambiar el aspecto de la tabla en lo que se refiere a colores de fondo y colores de fuente.

Estas herramientas son muy sencillas de manejar por parte del usuario por lo que no hace falta detallarlas. Simplemente experimente con su tabla dinámica seleccionando un estilo de los existentes y vea cómo afecta su aspecto.

EJERCICIO 11 DE EXCEL – 1

 

TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva, que permite mostrar y analizar fácilmente información resumida sobre datos ya creados en Excel o en otra aplicación.

Por ejemplo, a partir de una base de datos de Excel que contiene registros de ventas de varios vendedores, se puede crear una tabla dinámica para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categorías o campos de los datos fuente, y obtener así las ventas por año, por región, etc.

Se pueden escoger los métodos de cálculo, o funciones de resumen, que se utilizarán para crear el resumen de los datos. Por ejemplo, se puede escoger la función SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc. También se puede controlar cómo se calculan los subtotales y los totales. Cuando se cambian los datos fuente, se puede actualizar o volver a calcular los datos de la tabla dinámica de una manera fácil y rápida.

Es posible crear tablas dinámicas a partir de datos, tanto de una hoja de cálculo de Excel que contenga columnas con rótulos, como de un archivo o de una tabla de base de datos de un sistema de administración de bases de datos externo, como podría ser Access, FoxPro, dBASE, ORACLE, etc. Además, usando el ratón, se pueden mover los campos y los datos asociados, para presentarlos de la forma deseada.

Finalmente, también se pueden crear gráficos a partir de los datos de la tabla dinámica, de forma que, a medida que se cambian los detalles o la presentación de la tabla dinámica, el gráfico cambiará automáticamente.

 

Funcionamiento de una tabla dinámica

En una tabla dinámica se pueden usar dos tipos de campos de la tabla fuente:

  • Campos que serán usados en la tabla dinámica como rótulos del campo de fila, del campo de columna y del campo de páginas. Normalmente estos campos contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo Norte, Sur, Este y Oeste.
  • Campos de datos que contienen los valores que se desean resumir.

Normalmente estos campos contienen datos numéricos, como por ejemplo, cantidades de ventas, pero también pueden contener texto.

Supóngase que se tiene una tabla con las ventas realizadas por varios vendedores en diferentes regiones durante varios años. La tabla podría ser algo parecido a:

Se puede, a partir de la tabla anterior, crear una tabla dinámica para sumar las ventas por año y región a la vez que se puede tener a mano las ventas por vendedor.

Crear una tabla dinámica

Si viene de versiones anteriores de Excel verá que, para crear una tabla dinámica, ya no se dispone de un asistente, pero de todas formas es una tarea muy sencilla de realizar.

Para crear una tabla dinámica lo primero que necesitamos es una tabla con datos con la cual “alimentar” la tabla dinámica. Recuerde que la tabla dinámica no contiene los datos propiamente dichos sino que trabaja sobre los datos de otra tabla que puede ser o no externa a Excel.

En nuestro ejemplo colocaremos el puntero de Excel en cualquier campo de la tabla datos. Luego activamos la etiqueta “Insertar” en esta barra de herramientas se dispone de la opción Tabla dinámica.

Al hacer clic en la opción “tabla dinámica” se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Permite seleccionar un rango de datos para alimentar la tabla dinámica.
  2. Permite seleccionar datos que se encuentran en un archivo externo a Excel.
  3. Coloca la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculos.
  4. Si se desea colocar la tabla dinámica en la hoja actual de datos aquí se puede indicar la ubicación.

En nuestro ejemplo la tabla de datos fue seleccionada automáticamente debido a que antes de ingresar a tabla dinámica colocamos el puntero de Excel dentro de los datos.

Al aceptar este cuadro de diálogo Excel coloca en pantalla un “estilo” de panel de tarea mediante el cual podemos diseñar nuestra tabla dinámica:

Como podemos observar este panel está dividido en dos áreas importantes, un área donde se muestran los rótulos de las columnas de nuestra tabla de datos.

Y otra donde se pueden observar las cuatro áreas que componen nuestra tabla dinámica.

En nuestro ejemplo utilizamos como filtro de información el campo año, por lo cual es preciso colocarlo en dicho cuadro del panel. Para llevar el campo año del cuadro de campo de datos al cuadro de filtro de información simplemente haga clic sobre el rótulo año y, sin soltar el botón del ratón, arrástrelo sobre el cuadro filtro de información y luego suelte botón del ratón.

Para crear la tabla dinámica del ejemplo coloque los campos como se muestra continuación:

A medida que colocamos los campos en sus correspondientes ubicaciones se observa como Excel comienza a armar la tabla dinámica en la hoja:

Como hemos comentado anteriormente, siempre que se pueda, Excel resumirá los datos utilizando la función Suma, como se puede observar en el ejemplo. Pero se puede cambiar esta modalidad siempre que se necesite.

Para resumir los datos utilizando otra función haga clic secundario sobre él área de suma de valores de la tabla dinámica, se presentará el siguiente menú contextual:

Como podemos observar se dispone de la opción “Resumir datos por” dentro de la cual encontramos una lista de funciones que se pueden usar para resumir los datos de la tabla dinámica. Seleccione de esta lista la función que desea usar, por ejemplo recuento.

Como podemos ver, una vez confeccionada la tabla dinámica, es muy sencillo hacer modificaciones en su aspecto.

Agreguemos a nuestro ejemplo el campo mes al área de rótulo de fila:

Nuestra tabla dinámica se verá ahora como:

EJERCICIO 9 DE EXCEL

AUTOFILTROS

Filtros

Los filtros constituyen una manera rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con ellos. Una vez se indica y se activa un filtro Excel muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especificó para una columna.

El filtrado de datos no reorganiza los rangos, sólo oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar, que son las que no cumplen las condiciones indicadas en el criterio del filtro.

 

AutoFiltro

Excel es capaz de identificar, por sí sólo, un rango de datos factibles de ser filtrados.

Cuando se activan los filtros se verá a la derecha de cada rótulo de columna una pequeña flecha mediante las cuales se puede controlar el comportamiento de los filtros.

Para colocar los filtros primero se debe tener abierta la hoja de datos a filtrar, en nuestro ejemplo se utilizará una hoja con los datos de una base de datos de una empresa ficticia.

Una vez que ya tenemos los datos se coloca el puntero dentro del rango para lo cual hacemos clic en cualquier celda del rango.

Abrimos la etiqueta Datos y en el grupo de herramientas “Ordenar y Filtrar” activamos la opción “Filtro”:

Esto también se logra desde la etiqueta “Inicio” con la opción “Filtro”:

 

Excel colocará automáticamente las flechas de filtro a la derecha de cada uno de los rótulos de las columnas.

 

Mediante estas flechas podemos controlar los criterios que Excel utilizará para filtrar el contenido del rango. Por ejemplo: Si se desea obtener sólo aquellas filas que contengan “Hnos Garcia S.A.” en su columna C, abrimos la lista de la columna “Empresa” y seleccionamos la opción “Hnos Garcia S.A.”.

Para seleccionar únicamente la opción “Hnos Garcia S.A.” se deberá quitar las selecciones activas, observe que por defecto aparecen todas las alternativas seleccionadas. Para quitar todas las selecciones de una sola vez haga clic en el recuadro  “Seleccionar todo” con lo que nos quedará:

Ahora procederemos a seleccionar sólo “Hnos Garcia S.A.”  activando la casilla de verificación de dicha opción. Por último hacemos clic en el botón “Aceptar”.

Excel aplica el filtro y oculta (“NO ELIMINA”) aquellas filas que no cumplan con la condición establecida.

Observe que Excel nos “avisa” que existe un filtro activo colocando los números de filas en azul y un pequeño embudo en el botón de filtro de la columna en la cual se activó un filtro, en este caso columna C.

Ahora supongamos que, de las filas resultantes, queremos a su vez ver sólo las que tienen en su columna “Importe Factura” el valor “950,00 €”. En este caso dejamos el filtro de la columna “Empresa” en el estado actual de tal manera de no perder el filtro y aplicamos en la columna “Importe Factura” un nuevo filtro indicando el valor “950,00 €”.

El rango se filtrará ahora tanto por “Empresa” como por “Importe Factura” mostrando sólo aquellas columnas que contengan los valores “Hnos Garcia S.A.” y “950,00 €” respectivamente.

Observe que Excel también coloca el pequeño embudo en la columna “Importe Factura indicando que también se tiene un filtro en dicha columna.

 

Quitar los Filtros

Si se desea quitar todos los filtros aplicados la forma más sencilla es hacer clic nuevamente sobre el comando “Filtro” del grupo de herramientas “Ordenar y filtrar”:

Excel elimina todos los filtros colocados mostrando nuevamente todas las filas de la hoja. Esto mismo se logra haciendo clic en la opción “Borrar”.

Si lo que se quiere es quitar sólo uno de los filtros aplicados se debe utilizar la opción “Borrar filtro de …” del menú desplegable de la columna en cuestión. En nuestro ejemplo quitaremos el último filtro aplicado, para lo cual volvemos a desplegar el menú de la columna “Importe Factura”.

Luego hacemos clic en la opción “Borrar filtro de “Importe Factura” (d). Esto elimina el filtro sólo de la columna “Importe Factura” sin afectar al resto de los filtros que pudieran existir.

 

Otras opciones de filtrado

En el caso que tengamos un filtro o varios filtros aplicados y se modifiquen los valores de alguna o algunas celdas, se debe tener en cuenta que, Excel no actualizará el contenido mostrado; aún cuando el nuevo valor introducido no cumpla con los criterios de filtrado.

Para obligar a Excel a que actualice lo que se está mostrando se debe hacer clic en la opción “Volver a aplicar” del grupo de herramientas “Ordenar y Filtrar”:

Excel recorre nuevamente la hoja aplicando todos los filtros activos y actualiza la pantalla para mostrar los datos actualizados.

 

Avanzadas

Hasta ahora hemos visto que Excel aplica los filtros siempre sobre los mismos datos. Pero puede ser necesario indicarle a Excel que aplique el o los filtros y que el resultado lo coloque en otro lugar de la hoja.

Para este tipo de casos se debe recurrir a las opciones incluidas en “Avanzadas”, al hacer clic en este botón se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Aplica los filtros sobre la misma hoja del libro.
  2. Aplica los filtros y copia los datos a otro lugar del libro.
  3. Indica el lugar o rango donde están los datos a filtrar.
  4. Indica el lugar o rango donde están los datos utilizados para filtrar.
  5. Indica a qué lugar de la hoja se copiarán los datos filtrados.
  6. Evita registros duplicados, si se encuentra activado.

 

Veamos un ejemplo:

 

En la hoja que veníamos utilizando hemos incorporado en las columnas F e G nuevos datos los cuales serán utilizados para filtrar los datos originales de la hoja.

Observe que los datos a utilizar como filtros tienen los mismos rótulos o encabezados que las columnas correspondientes en los datos originales. Esto DEBE ser así para que Excel identifique las columnas sobre las cuales se aplicarán los filtros.

Ahora estamos listos para utilizar la opción “Avanzadas”, hacemos clic en dicha opción y en el cuadro de diálogo de filtros avanzados indicamos:

 

  1. Rango de datos a filtrar.
  2. Rango de criterios.
  3. Y lugar donde colocar los datos resultantes.

 

Al aceptar Excel nos devuelve los resultados.

EJERCICIO 10 DE EXCEL-2

En la figura se puede observar que se ha agregado una columna a la derecha, fuera de la tabla, conteniendo una serie (1). Como podrá observar, al insertar nuevas filas dentro de la tabla, la serie no se verá afectada ya que no se encuentra dentro del rango de la tabla.

Esto es así porque se está usando el menú contextual de la tabla, si lo que desea es insertar nuevas filas en la hoja, el procedimiento difiere al mencionado hasta el momento. Para insertar filas que afecten tanto la tabla como al resto de la hoja debe seleccionar la fila o las filas completas (2) tal como se muestra continuación:

Para seleccionar las filas completas debe arrastrar sobre los números de las filas hasta seleccionar la cantidad de filas que desea insertar, luego hace clic derecho para acceder al siguiente menú contextual:

Por último seleccionar insertar (3). Observe que este menú no es el mismo que se mostraba anteriormente al hacer clic derecho sobre la tabla.

En este caso las filas insertadas afectan tanto la tabla como el resto de la hoja del libro.

 Eliminar filas y columnas

Así como se puede insertar filas y columnas también se pueden eliminar, el procedimiento a seguir es exactamente el mismo que se utilizó para insertarlas.

Primero se selecciona la fila o las filas a eliminar:

Pruebas hace clic secundario dentro del área seleccionada:

 

Y del menú contextual se selecciona “Eliminar” y luego se selecciona “Columnas de la tabla” o “Filas de la tabla” según sea el caso. En nuestro ejemplo seleccionamos filas de la tabla con lo cual se eliminarán las dos filas en blanco que se pueden observar.

 Nota importante:

Tenga en cuenta que las filas o columnas que se eliminen sólo afectarán al área de la tabla y no al resto del libro. Si se desea eliminar una columna completa del libro o una fila completa del libro se debe seleccionar la fila o la columna completa haciendo clic en el número de fila o la letra de la columna según sea el caso.

 Seleccionar datos

Si bien podemos utilizar el Mouse para seleccionar datos de la tabla, también se dispone de la opción “Seleccionar” en el menú contextual de la misma:

 

Este menú presenta tres opciones diferentes:

  • Datos de columna de tabla: selecciona los datos de la columna actual de la tabla exceptuando el rótulo de encabezado y los subtotales si existieran.
  • Columna tabla completa: selecciona los datos de la columna actual de la tabla incluyendo rótulo de encabezado y subtotales si existieran.
  • Fila de tabla: selecciona todos los datos de la fila actual de la tabla.

 

Borrar contenido

Esta opción del menú es muy sencilla de utilizar, su función es la de eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Borrar contenido no es una función exclusiva de las tablas.

 

Fila de totales

Se puede activar una “Fila de Total” la cual se agrega al final de la tabla y facilita la obtención de los totales de las columnas del rango. El cálculo de los totales de cada columna se puede definir indicando si se quiere obtener una suma, una cuenta, un promedio, etc.

Para activar la fila de totales se debe hacer clic secundario dentro de la tabla, del menú contextual se elige Tabla y luego se hace clic en “Fila de Totales”.

Una vez activada esta opción se verá una nueva fila al final de la tabla:

Por defecto Excel sólo calcula el total de la última columna, pero en cada columna se dispone de un control por medio del cual se puede definir el tipo de cálculo totalizador que se desea calcular:

 

Los totales se verán afectados por los filtros de cada columna por lo cual el total mostrado será el correspondiente a las filas de la tabla que cumplan con los criterios del filtro, estos filtros se utilizan de la misma forma que los “Autofiltros”.

 

Quitar una tabla

Para quitar una tabla simplemente se hace clic secundario dentro del rango de la tabla se selecciona del menú contextual la opción tabla y dentro de esta opción seleccionamos “Convertir en rango”.

 

Al quitar una tabla la fila de totales y las fórmulas de sus totales no se eliminan como así también los colores de relleno y de bordes aplicados.

EJERCICIO 10 DE EXCEL-1

TABLAS EN EXCEL

Tablas

En las versiones anteriores de Excel esta característica se conocía como “Listas”, ahora en esta nueva versión se denomina Tablas.

Las tablas facilitan la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Una tabla afecta a un rango dado de una hoja de un libro y se pueden tener varias tablas dentro de una misma hoja. Esto permite administrar y analizar los datos de la tabla sin tener en cuenta los datos externos a ella.

 

Crear una tabla

Para crear una tabla primero se debe identificar un rango de datos al cual aplicarle o convertirlo en tabla, en el ejemplo se utiliza una lista de órdenes de productos de una empresa ficticia.

Para crear una tabla simplemente se debe hacer clic en una de las celdas del rango de datos que se quiere convertir en tabla, también puede seleccionar el rango si así lo desea.

Luego abrimos la etiqueta Insertar y por último hacemos clic en la opción “Tabla”:

 

Excel responde mostrando el siguiente cuadro de diálogo donde se propone un rango de datos el cual podemos modificar si es necesario:

 

Al aceptar Excel convertirá el rango especificado en tabla y la mostrará delimitando el área mediante colores de relleno y bordes y a la derecha de cada rótulo de columna colocará una flecha de filtro.

 

Sobre el vértice inferior derecho existe un pequeño control, si se arrastra desde éste control se puede variar el tamaño del rango de datos.

 

Trabajos comunes con tablas

En este apartado vamos a ver los trabajos más comunes que se pueden realizar en una tabla, como es costumbre en Office la mayoría de los comandos aplicables a una tabla se pueden obtener mediante el menú contextual de la misma. Recordemos que para acceder a este menú simplemente debemos hacer clic secundario dentro de la tabla con lo que aparecerá, como se ve en la figura, el menú contextual de la misma:

Observemos que en el menú existen opciones que no son exclusiva de las tablas y se podrán encontrar en otros casos como son las opciones de cortar, copiar, pegar, etc. Y existe un grupo de opciones que son exclusivas y sólo se encontrarán al trabajar con las tablas (1), veamos este grupo de opciones en forma detallada:

  

Insertar filas y columnas

Dentro de la opción Insertar se dispone de comandos que permiten insertar columnas o filas dentro de la tabla. Al ingresar en la opción Insertar se podrán observar las siguientes opciones:

Como podrá ver sólo se pueden insertar columnas a la izquierda de la posición actual o filas arriba de la posición actual.

Por ejemplo, para insertar la columna a la izquierda de la columna C o Estado en nuestro ejemplo simplemente colocamos el puntero dentro de una celda de dicha columna y hacemos clic secundario. En el menú seleccionamos insertar y luego la opción columnas de tabla a la izquierda.

 

Como puede observar se inserta una nueva columna a la cual Excel deja en blanco y le da como rótulo el nombre “Columna1”.

En el caso en que se quiere insertar una fila el procedimiento es el mismo simplemente que se coloca el puntero en algún lugar de la fila sobre la cual queremos insertar nuestra nueva fila y del menú contextual seleccionamos “Insertar” y luego “Filas de la tabla arriba”. En la siguiente figura se ve como ejemplo que se ha insertado una nueva fila encima de la fila 4:

 

También se puede insertar más de una fila a la vez o más de una columna a la vez. Para ello simplemente se seleccionan la cantidad de filas o de columnas que se desean insertar y luego se procede de la manera indicada anteriormente. El siguiente ejemplo se puede observar cómo se insertan cinco filas nuevas al mismo tiempo:

Primero seleccionamos las cinco filas (1) sobre las cuales queremos insertar las filas en blanco, luego hacemos clic secundario seleccionamos “Insertar” y luego “Filas de tabla arriba”.

Como se puede ver se insertan cinco filas nuevas en blanco. Esto mismo se puede aplicar para el caso en que se quieran insertar varias columnas al mismo tiempo.

 

Nota importante:

Tenga en cuenta que las filas o columnas que se insertan en una tabla no afectan al resto de la hoja del libro. Esto quiere decir que las nuevas filas o columnas sólo aparecerán en el rango afectado por la tabla no así fuera de ella.

En el siguiente ejemplo se puede observar que se insertan dos filas nuevas dentro una tabla sin afectar los datos externos a ella:

EJERCICIO 8 DE EXCEL

ÍMAGENES

Introducción.

Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías, autoformas, etc…

Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son:

  • Imágenes desde archivo.
  • Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel,
  • Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc, para diseñar nuestros propios dibujos,
  • SmartArt, varias plantillas para crear organigramas,
  • WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas.

 

Insertar imágenes prediseñadas.

Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Hacemos clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar.

Nos aparece a la derecha de la pantalla el panel Imágenes prediseñadas.

En donde:

  • En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la búsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc).
  • En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc.)
  • En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles.
  • Por ejemplo al escribir «león» aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen.
  • Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados.
  • Si hemos localizado la imagen que buscábamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Office2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

 

Insertar imágenes desde archivo.

También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.

Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón Imagen.

Nos aparece un cuadro de diálogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar imagen.

Nos aparece muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.

Manipular imágenes.

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt…) insertado en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:

  • Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida esta , sólo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.
  • Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
  • Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo.

Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaña Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.

Control del contraste de la imagen.

Control del brillo de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiésemos aplicado ningún cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el resto se desechará.

Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalmente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de configuración.

Insertar autoformas y dibujos. 

Excel 2007 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.

Seleccionamos la que más nos guste y hacemos clic sobre ella, enseguida podremos volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.

Para ello hacemos clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón lo arrastramos hasta ocupar toda la zona que queremos que tome la forma.

 

Modificar dibujos.

Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico.

Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D,… Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.

Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

 

Añadir texto a un dibujo.

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.

EJERCICIO 7 DE EXCEL – 2

 

La etiqueta Presentación

La etiqueta llamada “Presentación” muestra:

  1. Permite darle un nombre al gráfico lo cual facilita la tarea al hacer futuras referencias al mismo.
  2. En determinados tipos de gráficos agrega las líneas de tendencias, entre otras opciones, permitiendo un mejor análisis de los datos.
  3. Determina si se muestra o no el área de trazado y permiten controlar el aspecto 3D del gráfico.
  4. Determina la orientación de los datos en los ejes horizontal y vertical.
  5. Controla las leyendas del gráfico, se pueden seleccionar diversas ubicaciones.
  6. Controla las etiquetas de los datos, se pueden seleccionar diversas ubicaciones.
  7. Determina si se muestra o no la tabla de datos, se pueden seleccionar diversas ubicaciones.
  8. Controla los títulos de los ejes, se pueden seleccionar diversas ubicaciones.
  9. Controla el título del gráfico, permite colocarlo en diferentes ubicaciones.
  10. Permite incorporar auto formas, imágenes, y cuadros de texto al gráfico.
  11. Permite definir o seleccionar el área del gráfico sobre la cual se aplicará el formato.
  12. Inicia el cuadro de diálogo “Formato” que permite realizar ciertos ajustes sobre el elemento seleccionado.
  13. Elimina cualquier formato aplicado al área seleccionada.

La etiqueta Formato

 

  1. Permite definir o seleccionar el área del gráfico sobre la cual se aplicará el formato.
  2. Inicia el cuadro de diálogo “Formato” que permite realizar ciertos ajustes sobre el elemento seleccionado.
  3. Elimina cualquier formato aplicado al área seleccionada.
  4. Contiene diferentes estilos de formas predefinidos, los estilos mostrados dependerán del elemento del gráfico que se encuentre seleccionado.
  5. Permiten dar color de relleno, contornos y efectos de sombras a los elementos.
  6. Aplica efectos de WordArt al texto del área seleccionada. Sólo afecta textos.
  7. Controla los diferentes planos de los elementos del gráfico permitiendo traer al frente, enviar al fondo o girar o voltear elementos entre otras cosas.
  8. Varía el tamaño del área del gráfico.

 

Más opciones del área de gráfico:

Como ya hemos comentado, existen numerosas acciones que se pueden llevar a cabo trabajando directamente sobre el marco del gráfico.

Ya hemos visto que se puede cambiar el tamaño y el lugar simplemente arrastrando sobre ciertas áreas del marco. Pero también se pueden realizar tareas tales como cambiar colores, tipos de gráficas, títulos, leyendas, etc. Todo esto es posible gracias al menú contextual del gráfico, el cual se activa haciendo clic con el botón secundario “derecho” sobre el área del gráfico que se desea modificar.

Por ejemplo, si tenemos el siguiente gráfico:

Y quisiéramos cambiar el color del título por uno más atractivo, simplemente hacemos clic secundario sobre el título con lo que se mostrará el menú contextual del gráfico:

Podemos observar que este tipo de menús sólo muestran opciones o comandos relativos al objeto sobre el cual se hizo clic con el botón derecho, por ese motivo se conoce como menú contextual ya que su contenido cambiará según el contexto.

Observe que al hacer clic sobre un objeto del gráfico, en este caso el título, el mismo aparece seleccionado ya que se muestra recuadrado y con botones de control en sus vértices.

La primer barra de herramientas que aparece permite cambiar el formato del texto del título, que también se acceden haciendo clic en la opción del menú contextual “Formato del título del gráfico”. Estos comandos también se encuentran disponibles en los grupos de herramientas “Fuente” y “Alineación” de la etiqueta “Inicio” y pueden utilizar directamente desde allí.

 

El menú contextual también muestra otras opciones que afectan el diseño y el contenido del título como es “Editar texto”, “Eliminar”, etc. La opción “Cambiar tipo de gráfico” aparecerá en todos los menús contextuales y permite cambiar el tipo de gráfico.

Observe como cambian las opciones del menú contextual si se hace clic con el botón  secundario sobre el eje vertical del gráfico:

Y si hacemos clic secundario sobre la serie de datos veremos:

Se puede observar que en cada caso aparece seleccionado el objeto en cuestión marcados con los pequeños botones de control.

Editando texto directamente sobre el marco del gráfico

Hemos visto como funcionan los diferentes menús contextuales del gráfico. Ahora vamos a ver cómo se puede editar el texto directamente sobre el gráfico, para el ejemplo cogeremos  el siguiente gráfico:

Vamos a cambiar el texto del título por otro, por ejemplo, “Gastos primer trimestre 2007”.

Para cambiar el texto del título sólo hace falta colocar el puntero del ratón sobre él, hacer un clic para seleccionarlo y luego otro clic para poder editar el texto.

Aparecerá un cursor dentro del título, sólo debemos borrar y escribir como si se tratara de cualquier editor de textos.

Cambiamos el texto del título por el propuesto y al terminar hacemos clic fuera del título, con lo que nos quedará:

Ajustar tamaño de las diferentes áreas

Alguna de las diferentes áreas del gráfico permite también que ajustemos el tamaño del área que ocupan dentro del marco del gráfico. Por ejemplo, en el siguiente gráfico se dispone de un área dedicada a las leyendas.

Si seleccionamos dicha área veremos, como ya explicamos, los diferentes botones de control que la enmarcan.

Observe que en los casos en que es permitido variar el tamaño del área seleccionada aparecen botones de control cuadrados junto a los redondos.

En estos casos, se puede ajustar el tamaño del área arrastrando sobre alguno de estos controles. Al colocar el puntero sobre estos botones el cursor tomará la forma de flechas indicando en qué dirección podemos arrastrar, según sea el caso.

En cualquier otro lugar el puntero se muestra como cuatro flechas, en este caso se puede cambiar la posición del área y no el tamaño de la misma.

 

En ciertos casos, como es el caso de las leyendas, se puede seleccionar a su vez un solo elemento del área:

Esto se logra haciendo nuevamente clic sobre el elemento deseado. En este caso podemos, por ejemplo, cambiar el color de “Gastos Sr. López” sin afectar al resto.

Lo aprendido en esta sección también se aplica a otras áreas como por ejemplo el área de trazado, observe los botones de control al seleccionar el área del gráfico.

Aplicando lo visto hasta ahora a nuestro gráfico podemos lograr que se vea como a continuación:

Formato de área de gráfico

El menú contextual está pensado para permitir acciones rápidas sobre el diseño de nuestra gráfico, por tal motivo veremos que carece de alguna funciones las cuales se pueden acceder por medio del cuadro de diálogo “Formato de área de gráfico”.

Este cuadro de diálogo se despliega por medio de la opción “Aplicar formato a la selección” de la etiqueta “Formato” localizada en la barra de herramientas “Herramientas de gráfico”.

También se puede acceder desde el menú contextual de todas las diferentes áreas del gráfico:

El cuadro de diálogo dispone de diferentes secciones las cuales varían acorde al elemento del gráfico que se encuentre seleccionado:

Cuadro de diálogo del área de gráfico

Cuadro de diálogo del título de gráfico

Observe que existe una sutil diferencia entre ambos, y si se tratara del correspondiente a los ejes del gráfico podremos ver:

En definitiva, mediante estos cuadros de diálogo de formato de las diferentes áreas se pueden personalizar el gráfico a nuestro gusto. Solo tenemos que tener en cuenta que dependiendo del objeto seleccionado serán las opciones de las que se disponga.

 

 

 

EJERCICIO 7 DE EXCEL – 1

GRÁFICOS

A la hora de visualizar los datos para llegar a conclusiones o al momento de tomar decisiones en base a información no existe algo más útil que un buen gráfico.

 

Creación de un gráfico.

La manera de construir un gráfico ha cambiado bastante con respecto a las versiones anteriores de Excel. Antes se utilizaba el asistente para gráficos el cual nos guiaba paso a paso en la generación de nuestro gráfico.

En esta nueva versión se dispone de un grupo de herramientas denominado “Gráficos” con las que se puede hacer todo el trabajo. Excel sólo necesita que se le indique donde están los datos que componen nuestro gráfico y el tipo de gráfico a usarse, todo lo demás lo hace por sí sólo. Por supuesto que siempre se podrá modificar y personalizar el trabajo a nuestro gusto.

Los pasos para crear un gráfico a partir de los datos de una tabla son los siguientes:

  1. Se seleccionan las celdas de la hoja de cálculo que contienen los datos, incluyendo los títulos. Esta tarea la puede hacer Excel por sí sólo, en la mayoría de los casos, basta con colocar el puntero en alguna celda con datos.
  2. Se activa la etiqueta “Insertar” y en el grupo de herramientas “Gráficos” se selecciona el tipo de gráfico a utilizar:

 Cada botón de este grupo de herramientas despliega un menú con diversidad de variantes dentro de su tipo de gráfica. En la siguiente figura se muestra uno de estos botones con su menú desplegado:

 Con sólo hacer clic sobre el tipo y estilo de gráfico que se desee; Excel colocará el gráfico en nuestra hoja.

Estas mismas opciones se obtienen activando el cuadro de diálogo “Crear gráfico” haciendo clic en:

 Desplegándose el siguiente cuadro de diálogo:

Después de seleccionar el tipo y estilo de gráfico se pulsa Aceptar, con lo que Excel colocará el gráfico en nuestra hoja:

 

La nueva barra de herramientas de gráficos

Al encontrase activado el marco de un gráfico Excel habilita una nueva barra de herramientas denominada “Herramientas de gráficos”.

Podemos observar que disponemos de tres etiquetas nuevas:

 En la primera de ellas “Diseño” muestra las siguientes opciones en la barra:

La segunda “Presentación” muestra las siguientes opciones:

En la tercera “Formato”:

Todas estas barras están destinadas, por supuesto, a modificar la apariencia del gráfico. Estas barras se mantendrán a la vista mientras permanezca seleccionado el gráfico, si se hace clic en cualquier celda de la hoja estas barras desaparecerán.

 

Opciones del área de gráfico:

Antes de detallar las diferentes opciones existentes en estas nuevas barras de herramientas, veremos qué podemos hacer operando directamente sobre el cuadro del gráfico.

Observe, que al hacer clic sobre un gráfico, Excel muestra un marco como el que se muestra a continuación:

Como se puede observar en la imagen existen 8 zonas que permiten variar el tamaño del marco que contiene el gráfico. Simplemente se hace clic sobre alguno de estos puntos, se mantiene oprimido el botón del ratón y se arrastra para variar el tamaño.

Para cambiar el lugar de la hoja donde se encuentra la gráfica se debe arrastrar utilizando cualquier área del borde del marco que no posea los pequeños puntos, el cursor se convierte en cuatro flechas negras. Al arrastrar, el marco se moverá de lugar sin cambiar de tamaño.

Existen otras acciones que se pueden ejecutar directamente sobre el marco y las iremos mostrando a medida que avancemos en estos temas.

 

Barra de herramientas Gráficos

Como mencionamos anteriormente, la barra de herramientas de Gráficos, está compuesta por tres etiquetas Diseño, Presentación y Formato.

En las dos primeras etiquetas se encuentran comandos que permiten modificar el diseño de la gráfica propiamente dicho. Por ejemplo: el tipo de gráfico “Columnas, Circular, Anillo, etc.”, los títulos, las leyendas, etc.

En la etiqueta Formato encontraremos comandos que permiten modificar y personalizar la apariencia del gráfico pudiendo cambiar atributos como los colores, tipos de letras, tamaños de letras, colores de fondo, etc.

 

La etiqueta Diseño

En este apartado mostraremos y describiremos las herramientas disponibles para el diseño del gráfico.

Al activar la primera etiqueta Diseño de la barra “Herramientas de gráficos” se mostrará en pantalla las siguientes opciones:

 

  1. Abre el cuadro de diálogo “Crear gráfico” permitiendo cambiar el tipo de gráfico utilizado.
  2. Guarda nuestro gráfico como una nueva plantilla, de esta forma los siguientes gráficos se pueden crear a partir de esta plantilla.
  3. Conmuta el gráfico entre columna y filas.
  4. Permite editar los datos en los que se basa el gráfico.
  5. Plantilla de diseños rápidos, se puede desplegar el siguiente menú:

  1. Plantilla de estilos rápidos, se puede desplegar el siguiente menú:

  1. Permite cambiar el lugar donde se coloca el gráfico por medio del siguiente cuadro de diálogo: