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EJERCICIO 16 DE EXCEL

MACROS

Vamos a estudiar qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Vamos a tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación.

 

Introducción

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

 

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la ficha Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

  • Ver Macros – Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
  • Usar referencias relativas Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro…, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado (1): mediante la combinación de las tecla CTRL + «una tecla del teclado«. El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en (2): podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción (3): podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

 

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros, que se encuentra en el menú Macros de la ficha Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

  • Cancelar (1): Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
  • Paso a paso (2): Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.
  • Modificar (3): Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
  • Eliminar (4): Borra la macro.
  • Opciones (5): Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

 

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel.

Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú InsertarMódulo.

A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú InsertarProcedimiento...

Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.

También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad.

Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.

Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.

 

Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.

Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como.

 

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Dale un nombre y el archivo se almacenará.

Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones:

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.

Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas.

Aparecerá este cuadro de diálogo:

Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

EJERCICIO 15 DE EXCEL

SEGURIDAD

Seguridad

Excel proporciona varios niveles de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de sus libros y modificarlos.

De todas formas, Microsoft recomienda no utilizar estos mecanismos como único medio de protección, ya que Excel no cifra los datos ocultos o bloqueados en un libro. Si los usuarios disponen de suficiente tiempo y conocimientos pueden obtener y modificar todos los datos de un libro, mientras tengan acceso a los mismos.

Existen dos niveles básicos de protección, a nivel de hoja y a nivel de libro. Todo lo referido a la seguridad se encuentra disponible en la ficha “Revisar” de la barra de herramientas, dentro del grupo denominado “Cambios”:

Con estas herramientas uno puede proteger la hoja del libro o el libro completo.

 

Protección de hojas de cálculo

Puede proteger los elementos de una hoja de cálculo, como celdas con fórmulas, para impedir el acceso a todos los usuarios, o conceder acceso a usuarios individuales a los rangos que especifique.

 

Protección a nivel de libro

Puede aplicar protección a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar.

De manera predeterminada, las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas. Esto es visible desde el cuadro de diálogo “Formato de Celda” en la ficha “Proteger”.

Al proteger una hoja o un libro dicha protección se aplicará sobre las celdas cuyo estado sea “Bloqueada”. Por lo tanto si antes de proteger su libro desbloquea ciertas celdas las mismas podrán ser modificadas por los usuarios, no así las que permanecieron bloqueadas.

Por lo tanto antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear ciertos rangos de celdas en los cuales los usuarios puedan realizar cargas de datos. Este procedimiento lo puede realizar de dos maneras:

 

Desbloquear celdas para todos los usuarios

Para desbloquear un rango de celdas para todos los usuarios, puede utilizar la ficha “Proteger” del cuadro de diálogo “Formato de celda”.

Seleccione el rango de celdas, luego, dentro del área seleccionada haga clic secundario y en el menú contextual seleccione “Formato de celda”:

Por último haga clic en la ficha “Proteger” del cuadro de diálogo. Desactive la casilla de verificación “Bloqueada”.

 Desbloquear celdas sólo para algunos usuarios

Para desbloquear celdas sólo para algunos usuarios, puede utilizar el cuadro de diálogo “Permitir que los usuarios modifiquen rangos”.

Abra la etiqueta “Revisar” luego haga clic en “Permitir que los usuarios modifiquen rangos”.

Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Mediante este cuadro de diálogo se pueden indicar los rangos para los cuales se brindará acceso, también se puede establecer una contraseña única para cada uno de los rangos.

Esto permite tener diferentes grupos de usuarios con acceso a ciertos rangos de acuerdo a la contraseña que ellos conozcan.

Para agregar rangos haga clic en “Nuevo”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Es un nombre con el cual se identifica dicho rango.
  2. Es el rango de celdas a proteger.
  3. Es la contraseña para dicho rango.
  4. Permite otorgar permisos en base al nombre de usuario de inicio de sesión de Windows. Debe utilizar Windows 2000 o posterior. O pertenecer a un dominio de Windows.

 

En la siguiente figura se muestra un rango denominado “Rango1”:

Al oprimir aceptar se pedirá que se confirme la contraseña, se debe volver a ingresar:

Luego se vuelve a mostrar el primer cuadro de diálogo, esta vez con el nuevo rango que acabamos de definir:

Los rangos se pueden eliminar o modificar según sea el caso.

NOTA: Estos permisos no tendrán efecto alguno si se aplican sobre un rango de celdas cuyo estado sea “Desbloqueadas”, ya que éstas tienen permisos para todos los usuarios.

 

Activar la protección

Una vez definidas las contraseñas o los permisos para los diferentes rangos, se debe activar la protección para hacer cumplir estas restricciones.

Para activar la protección abra la ficha “Revisar”, luego haga clic en “Proteger hoja”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Es la contraseña que protegerá nuestra hoja.
  2. Son las limitaciones que se aplicarán a la hoja.

 

Se debe confirmar la contraseña como de costumbre.

Una vez activada la protección de la hoja cuando un usuario intente realizar modificaciones a los rangos protegidos se le pedirá su contraseña para verificar si está o no habilitado para hacerlo.

 

Deshabilitar las protecciones

Para quitar las protecciones simplemente abra la etiqueta “Revisar” y haga clic en “Desproteger hoja”. Observe que este comando anteriormente figuraba como “Proteger hoja”.

Introduzca la contraseña de protección de la hoja y oprima “Aceptar”.

Una vez desprotegida la hoja podrá realizar modificaciones a los rangos protegidos como así también cambiar las contraseñas de los mismos.

NOTA: La protección a nivel de libro puede impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. Estas protecciones se aplican a todo el libro.

EJERCICIO 14 DE EXCEL – 2

Saltos

En el caso que sea necesario obligar a que se produzca un salto de página simplemente se hace clic en esta opción y se selecciona “Insertar salto”.

Se insertará un salto de página en la posición donde se encuentre el puntero de Excel.

 

Configurar hoja

Para configurar la hoja:

  1. Hacer clic en “Imprimir títulos”:

  1. Aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura:

En donde:

  1. Se establece o se modifica el área de impresión.
  2. Imprimir títulos. Se seleccionan las filas o columnas de la hoja que se deseen que aparezcan como títulos, y que se repetirán en cada una de las hojas.
  3. Imprimir. Permite establecer la calidad de impresión, si se desea imprimir líneas de división, si se imprime en blanco y negro, etc.
  4. Orden de las páginas. Controla el orden en que se numeran e imprimen los datos cuando no se ajustan en una página.

 

Insertar encabezados y pies de página

La opción de encabezado y pie de página no se encuentra en la barra de herramientas diseño de página, sino que se encuentra en la ficha “Insertar”:

Para insertar un encabezado o pie de página en las hojas a imprimir se debe activar la ficha “Insertar” y luego se selecciona “Encabezado y pie de página”, aparece una nueva barra de herramientas denominada “herramientas para encabezado y pie de página” con una ficha diseño.

Observe que en la hoja aparece un área marcada como encabezado donde existe un cuadro de texto donde podemos escribir el encabezado.

Veamos la nueva barra de herramientas con mayor detalle:

En versiones anteriores de Excel colocar un encabezado y un pie de página era una tarea sumamente complicada. El cuadro de diálogo que se presentaba no era muy flexible y no permitía interactuar con el contenido de la hoja. En esta nueva versión, cómo puede observar, esta característica se ha mejorado en gran medida facilitando al usuario dicha tarea.

Incluso la primera parte de la barra de herramientas, dedicada a encabezados y pie de página, cuenta con dos botones que permiten establecer el encabezado y el pie de página de forma automática:

El grupo de herramientas denominado “Elementos del encabezado de pie de página” agrupa aquellos elementos que se pueden incorporar dentro del texto del encabezado o del pie de página, como pueden ser: número página, hora actual, fecha actual, etc.

Como ejemplo colocamos un texto en el encabezado de nuestra planilla con la leyenda “TEXTO DEL ENCABEZADO” y seguidamente se inserta el número de página haciendo clic en la opción “número de página” del grupo de herramientas “elementos del encabezado y pie de página”. Observe en la siguiente figura como se inserta al número de páginas junto al texto del encabezado:

Al momento de imprimir la planilla el texto del encabezado “&[Página]” es reemplazado por el número correcto de página.

De la misma forma se puede insertar la fecha actual, la hora actual, o cualquiera de los elementos disponibles en esta barra de herramientas.

El encabezado y el pie de página son áreas diferentes y por lo tanto debemos indicarle a Excel con cuál de ellas queremos trabajar. Para cambiar de un área a otra disponemos del grupo exploración:

También se puede establecer un encabezado y un pie de página diferente para la primera página o para las pares y las impares:

 Presentación preliminar

Como es común en las aplicaciones de Windows, se podrá realizar una visualización de las páginas que se van a imprimir, con el fin de comprobar la disposición que tendrá en la hoja impresa.

La opción de vista preliminar se encuentra en el menú que se despliega al hacer clic en el botón de Microsoft Office de la barra de herramientas.

Para ello:

  • Se presiona en el botón de Microsoft Office, luego se abre el menú imprimir y por último se selecciona vista preliminar.

Aparecerá la siguiente pantalla:

En donde:

  1. Imprimir. Llevar a cabo la impresión.
  2. Configurar. Abre el cuadro de diálogo configurar página.
  3. Zoom. Amplía o disminuye el tamaño de la imagen.
  4. Siguiente. Ir a la siguiente página.

Anterior. Ir a la página anterior.

Márgenes. Permite ver los márgenes establecidos, aparecen como una línea punteada, se puede arrastrar estas líneas hasta tener los márgenes que se desea.

  1. Cerrar. Salir de vista preliminar.

 

Impresión

Para realizar una impresión, se presiona en el botón de Microsoft Office, luego se abre el menú imprimir.

Luego, se selecciona una de las dos opciones disponibles dependiendo de que si se quiere o no especificar opciones de impresión. Si quiere configurar su impresora antes de imprimir debe hacer clic en imprimir (1), en cambio si desea enviar directamente el trabajo a la impresora deberá hacer clic en “impresión rápida” (2).

Si utiliza la opción imprimir (1), se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Se selecciona la impresora.
  2. Intervalo de páginas. Da las siguientes opciones:
    • Todas. Imprime todas las hojas.
    • Páginas. Imprime una página o grupo de páginas determinadas.
  3. Imprimir. Permite seleccionar la parte del libro que se desea imprimir:
    • Selección. Imprime lo que se ha seleccionado.
    • Hoja activa. Imprime la hoja activa.
    • Todo el libro. Imprime todo el libro de trabajo.
  4. Determina el número de copias.

EJERCICIO 14 DE EXCEL – 1

 

IMPRESIÓN

En este apartado veremos todo referido a la impresión de nuestras planillas, aprenderemos a definir áreas de impresión, a establecer encabezados y pie de página, a cambiar la orientación de la página, etc.

En esta versión de Excel la mayoría de los comandos referidos a la impresión se encuentran dentro de la ficha “Diseño de página”.

 Temas

Al ahora de otorgarle un diseño decorativo a nuestras planillas de Excel la forma más rápida de lograrlo es utilizando el grupo herramienta “Temas”.

Los temas, como ya estamos acostumbrados en otras aplicaciones de Office, no es otra cosa que un conjunto de colores de fondo, colores de fuente, efectos de relleno, etc. agrupados bajo un nombre. Para seleccionar un tema simplemente se hace clic en “Temas”, se presentará el siguiente panel:

Una vez aplicado un tema el usuario puede modificar los colores preestablecidos valiéndose de las opciones: colores (1), fuentes (2), efectos (3):

 

Configuración de página

De la barra herramientas diseño de página el grupo denominado “Configuración de página” debe ser el más importante a la hora de trabajar con impresiones en Excel.

Mediante este grupo de herramientas, si hacemos clic en (1), podemos acceder al clásico cuadro de diálogo que disponíamos en las versiones anteriores de Excel.

Como puede observar, la mayoría de las opciones de este cuadro de diálogo se encuentran ahora abreviadas y son accesibles de una manera más directa.

 

Establecer área de impresión

Cuando se desea imprimir sólo una parte de la hoja de cálculo, hay que establecer un área de impresión, es decir, el rango de celdas que queremos imprimir. Para ello:

  1. Se seleccionan las celdas que se desean imprimir.

 

  1. Activar la etiqueta “Diseño de página”, seleccionar Área de impresión y elegir Establecer área de impresión.

  1. En este momento queda establecida el área de impresión. El rango definido aparecerá rodeado por una línea discontinua. Además se creará un nombre, que si lo elegimos en la lista de nombres, seleccionaremos el área de impresión.

Si no se especifica el área de impresión se imprimen todos los datos del libro de trabajo.

Para anular o quitar un área de impresión, debe activar la etiqueta “Diseño de página”, seleccionar “Área de impresión” y elegir “Borrar área de impresión”.

 

Establecer los márgenes

Para modificar los márgenes:

  1. Hacemos clic en “Márgenes”. Aparece el siguiente menú:

Como puede ver se dispone de márgenes preestablecidos (1). En el caso que estos márgenes preestablecidos no se ajusten a nuestros requerimientos podemos definirlos manualmente haciendo clic en “márgenes personalizados” (2).

 

Al hacer clic en esta opción se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Se establecen los márgenes (superior, inferior, etc.,).
  2. Permite indicar si queremos centrar el contenido de la página horizontal y/o verticalmente.

  Orientación

Esta opción no requiere mucha aplicación, como puede ver establece la orientación:

Tamaño

Permite definir el tamaño de la hoja sobre la cual vamos a imprimir nuestra planilla. Al hacer clic se presenta el siguiente menú:

Si los tamaños preestablecidos en esta lista no se ajustan a nuestras necesidades, podemos definir el tamaño manualmente haciendo clic en “Más tamaños de papel”. Se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

  1. Se selecciona la orientación del papel: vertical u horizontal.
  2. Escala. Si los datos a imprimirse no caben en una página puede escalarlos.
  3. Tamaño del papel.

EJERCICIO 13 DE EXCEL – 2

Resumen de los escenarios

Se puede ver el resultado en un resumen, en el que se incluyen todos los escenarios creados, con las variables (celdas cambiantes y celdas resultantes), incluyendo además un escenario con los valores actuales. Automáticamente se crea una hoja en el libro de trabajo activo, llamada Resumen de escenarios. Para ello, se pulsa Resumen en la ventana de Administrador de escenarios. Aparecerá la siguiente ventana, donde se selecciona la opción Resumen (1) y se indican las celdas resultantes (2).

El resultado final será algo así:

Utilización de tablas de datos

Se define una tabla de datos como un rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una fórmula. En las tablas de una variable se introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el resultado en una fórmula. Para tablas de dos variables, se introducen valores (fila y columna) para las dos variables y se ve el resultado en una fórmula. Para utilizar una tabla de datos con una sola variable, los pasos a seguir son:

  1. Se crea una columna o fila con los valores de la variable (2) que serán sustituidos en la fórmula. Y en la celda siguiente, en la parte superior, se coloca la fórmula que va a ser sustituida (3).

  1. Se selecciona la zona donde se encuentren los datos variables y la fórmula. En el ejemplo anterior sería .B19.
  2. Ir a la etiqueta “Datos”, seleccionar “Tabla de datos”:

  1. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Para el análisis con una variable, se le indica el dato que va a ser utilizado para la realización del cálculo. Al pulsar Aceptar aparecerán los datos con los nuevos valores debajo de la fórmula y al lado de su correspondiente parámetro. En este ejemplo, el dato variable es la tasa de interés y está en la celda B7. Se indicaría como Celda de entrada (columna) B7. El resultado sería:

 

En el análisis con dos variables, los pasos son semejantes a los de una variable, con la diferencia de que la fórmula está en la intersección de la fila con la columna. En el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio de venta, que está en la celda B5, y la tasa de interés que está en la celda B7. Se indicaría en Celda de entrada (fila) B5 y Celda de entrada (columna) B7 en la ventana Tabla.

 

El resultado final sería:

Buscar objetivo

Si se desea encontrar el número preciso en una fórmula para alcanzar un determinado valor (objetivo), debe utilizar el comando “Buscar objetivo”.

Para nuestro ejemplo tomaremos una planilla como la que se muestra a continuación:

En esta planilla se tiene un precio de compra al cual se aplica un porcentaje de ganancia para obtener el precio de venta. En este caso se aplica un 10% de ganancia obteniendo como precio de venta 110€. Pero cuánto sería el porcentaje de ganancia si quisiéramos que nuestro precio de venta fuera 225,15€?

Para averiguar este valor nos valemos de la herramienta “Buscar objetivo”:

Para encontrar nuestro porcentaje de venta se debe:

  1. Activar la etiqueta “Datos”, desplegar el menú “Análisis y si” y por último hacer clic en “Buscar objetivo”, se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

 

En donde:

  1. La celda sobre la que se va a obtener el resultado. En nuestro ejemplo D4.
  2. Se escribe el valor que se quiere alcanzar. En nuestro ejemplo 225,15.
  3. Se escribe la celda que se va a modificar, y que será sustituida por el valor que encuentre. En nuestro ejemplo C4.
  4. Excel comienza a buscar un nuevo valor para porcentaje de venta.

Pulsaremos Aceptar si aceptamos el valor encontrado. Cancelar si queremos dejarlo como estaba.

 

 

EJERCICIO 13 DE EXCEL – 1

ANÁLISIS DE DATOS

Escenarios

Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados diferentes.

Los escenarios son útiles en el análisis de datos, ya que se podría ver, por ejemplo como afectarían distintas condiciones (tasa de interés, plazo de devolución, etc.) en un préstamo. Se pueden definir escenarios diferentes, cambiar de uno a otro para realizar análisis y guardarlos con el modelo.

Se define un escenario como un conjunto de variables llamadas celdas cambiantes que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para ver los distintos resultados producidos.

Un escenario está compuesto por dos partes principales:

  1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos (que se van a modificar) y no deben contener fórmulas.
  2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser celdas que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes.

 

Un escenario puede dar como resultado:

  • Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas resultantes) en una hoja de cálculo.
  • Tablas dinámicas. Da el resultado en una tabla dinámica.
  • Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de cálculo activa.

Creación de un escenario

Para ver el funcionamiento de esta opción realizaremos un sencillo ejemplo:

  1. Cree la siguiente hoja de cálculo y utilice la fórmula =B1+B1*B2 para calcular el Precio final.

A continuación crearemos tres escenarios llamados Mínimo, Medio y Máximo que cambiarán el Margen de beneficios con los valores 10%, 50% y 90% respectivamente.

  1. Desplace el cursor a la celda B2 y seleccione la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios.

  1. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo llamado Administrador de escenarios:

En donde:

  • Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no aparecen, si se activó la protección).
  • Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos.
  • Comentarios. Explicación de lo que hace un escenario; si no se introduce nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que figure como usuario y la fecha en que fue creado o modificado.
  • Agregar. Agrega un escenario.
  • Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado.
  • Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre que la protección no esté activada.
  • Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en cualquier libro de trabajo abierto.
  • Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en blanco con los escenarios definidos.

 

  1. Pulse el botón Agregar para crear el primer escenario. En su pantalla aparecerá otro nuevo cuadro de diálogo llamado Agregar escenario.

En donde:

  1. Se escribe el nombre del escenario.
  2. Celdas cambiantes. Se establecen las celdas cambiantes para ese escenario.
  3. Comentarios. Explicación o seguimiento del escenario.
  4. Protección. Evitar que se produzcan modificaciones en los escenarios.

 

  1. Teclee Mínimo en el interior del cuadro Nombre del escenario.

En el interior del cuadro Celdas cambiantes tenemos que introducir la referencia de la celda o celdas que deseamos cambiar.

  1. Observe que en el cuadro Celdas cambiantes se indique la celda B2, en caso contrario modifíquelo.

En el cuadro Comentarios aparece el nombre del usuario y la fecha de creación del escenario. En el caso que lo considere necesario puede cambiarlo.

  1. Pulse el botón Aceptar.

Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo mostrando el valor actual de la celda cambiante y preguntando qué nuevo valor se desea introducir en la misma.

Cuando introduzca un valor podrá pulsar el botón Agregar para continuar creando otros escenarios o bien pulsar el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

 

  1. Teclee 10% y pulse el botón Agregar para crear otro escenarios.
  2. Teclee Medio como nombre de escenario y pulse el botón Aceptar.
  3. Introduzca el valor 50% y pulse el botón Agregar para crear el último escenario.
  4. Teclee Máximo como nombre del escenario y pulse el botón Aceptar.
  5. Introduzca el valor 90% y pulse el botón Aceptar para terminar y regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Proteger los escenarios

Los cuadros de diálogo Agregar y Modificar escenario, contienen dos opciones de protección:

  • Evitar cambios.
  • Ocultar.

 

Si se selecciona Evitar cambios, el escenario que se defina no podrá ser editado.

Sin embargo, esto no impide editar directamente en la hoja los valores de las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estén bloqueadas). La casilla Ocultar, evita la presentación en la lista de escenarios.

 

Mostrar los escenarios

Para ver el resultado de los escenarios directamente sobre la hoja de cálculo, simplemente se posiciona sobre el escenario que se desee ver el resultado y se pulsa Mostrar, automáticamente se ven los resultados sobre la hoja de cálculo.

 

Modificar escenarios

Si deseamos modificar algún escenario tenemos que realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccione el escenario Máximo.
  2. Pulse el botón Modificar. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Modificar escenario.

 

En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante o el comentario, pero si nuestra intención es cambiar el valor del escenario tenemos que pulsar el botón Aceptar.

En nuestro caso cambiaremos el valor.

  1. Pulse el botón Aceptar.
  2. Teclee 100%.
  3. Pulse el botón Aceptar para finalizar el cambio.

 

Eliminar escenarios

Para eliminar escenarios que no se necesiten, efectúe los siguientes pasos:

  1. Elija el escenario a eliminar.
  2. Pulse el botón Eliminar.

 

Combinar escenarios

Utilice la opción cambiar cuando necesite copiar al libro de trabajo activo escenarios de otros libros de trabajo, teniendo en cuenta que deben estar abiertos todos los libros.

Los pasos para realizar la combinación son:

  • Abra todos los libros de trabajo que contienen los escenarios a combinar.
  • Active el libro de trabajo donde desea realizar la combinación.
  • Seleccione la ficha “Datos”, en el grupo “Herramientas de datos”, haga clic en “Análisis Y si” y, después, en “Administrador de escenarios”.
  • Pulse el botón Combinar. Aparecerá el cuadro Combinar escenarios.

  • Seleccione de la lista desplegable el libro de trabajo que contiene los escenarios para combinar.
  • Elija también la hoja que posee los escenarios para combinar. Observe que en la parte inferior de la ventana aparece un mensaje del número de escenarios existentes en la hoja seleccionada.
  • Pulse el botón Aceptar. Excel regresará al cuadro de diálogo Administrador de escenarios con los escenarios combinados en su interior.
  • Pulse Cerrar para finalizar.

EJERCICIO 12 DE EXCEL – 3

Esquemas

Aunque los esquemas aparecieron por primera vez en la versión 3.0 de Excel, pocos son los usuarios que se atreven con ellos. Sin embargo son una opción de gran utilidad para manejar hojas grandes y visualizar sólo los datos que interesan. Además, como comprobaremos después de haber leído esta sección, son realmente fáciles de aplicar.

 

Crear un esquema

A continuación se describe con un ejemplo la manera de crear un esquema en una hoja de cálculo.

  1. Crear un modelo. Para comenzar, diseñaremos una tabla similar a la que se muestra en la siguiente figura, la cual resume las ventas de una hipotética tienda de informática.

 

  1. Agrupar columnas. Seleccionamos las columnas desde la B a la E. activamos la etiqueta Datos y en el grupo de herramientas “Esquema” seleccionamos “Agrupar”.

 

  1. Debajo de la barra de fórmulas aparece un espacio donde se visualizan los símbolos de esquema. Haga clic en el botón señalado con el signo menos para ocultar las columnas de la B a la E.

  1. Agrupar las filas. El procedimiento para agrupar las filas es idéntico al de las columnas. Seleccionaremos las filas 7 a la 11. Iremos a la etiqueta Datos y seleccionaremos la opción Agrupar.

  1. Ahora vamosa a las filas 3 a la 5, luego de la 13 a la 15.

Ahora pulsando los botones + y –  y los botones de visualización de nivel 1 y 2 para las columnas y 1 y 2 para las filas vemos que se van ocultando o visualizando las filas y columnas que hemos agrupado. Podemos ver varios ejemplos en las siguientes figuras.

 

 

 

Eliminar un esquema

Para eliminar un esquema activaremos la etiqueta Datos, desplegaremos la lista del comando Desagrupar:

Y por último seleccinaremos la opción Borrar esquema.

 

Esquemas automáticos

Excel puede reconocer la estructura de un modelo susceptible de ser esquematizado y hacerlo automáticamente. Probemos hacer el esquema del ejemplo anterior de forma automática, para ello:

  1. Seleccionamos la zona a esquematizar.
  2. Seleccinomos la etiqueta Datos, desplegamos la lista del comando “Agrupar” y seleccionamos “Autoesquema”. Se creará el mismo esquema que hemos hecho anteriormente de forma manual.

Vínculos

Los vínculos son enlaces o punteros que permiten relacionar datos de diferentes libros.

En concreto se traduce a la posibilidad de que una fórmula en una hoja haga referencia a una celda situada en otro libro. Cuando se trabaja con vínculos se utilizan las siguientes expresiones:

  • Referencia Externa. Una referencia a una celda, rango de celdas, o nombre definido en una hoja situada en otro libro.
  • Libro Dependiente. Un libro que contiene vínculos (fórmulas de referencias externas) a otro libro, y que por tanto su información depende del contenido del otro libro.
  • Libro Fuente. Un libro que es el origen o fuente de datos para otro (llamado libro dependiente).

Para ver el funcionamiento de los vínculos vamos a ver un ejemplo. Tenemos tres Libros (Libro1, Libro2 y Libro3) y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la suma de la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a seguir son:

  1. Abrir los tres libros.
  2. En la celda B2 del Libro2 introducimos 1250
  3. En la celda C3 del Libro3 introducimos 2300
  4. Seleccionamos la celda A1 del Libro1
  5. Introducimos =
  6. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionanmos Libro2.

  1. Seleccionamos la celda B2
  2. Introducimos el signo +
  3. Vamos a la etiqueta vista, seleccionamos “Cambiar ventana” y seleccionamos Libro3.
  4. Seleccionamos la celda C2.
  5. Pulsamos la tecla Enter para aceptar la fórmula de referencia externa.

Observe como queda conformada la fórmula con referencias externas:

Los vínculos son útiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos libros. En el ejemplo anterior, cada libro fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la información que desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hoja del director reflejará inmediatamente los cambios.

 

Grabación de libros con vínculos

Como regla general, se deben grabar los libros fuente antes de grabar en disco el libro dependiente. Esto asegura que las fórmulas de referencia externa contenidas en el libro dependiente contienen los nombres de las hojas fuente.

Si en algún momento cambia el nombre de una hoja o libro que sea fuente de otro, si el libro dependiente está abierto, los vínculos se actualizan automáticamente, en caso contrario deberá cambiar manualmente los vínculos yendo a la etiqueta “Datos” y utilizar la opción “Editar vínculos a archivos”:

Nos aparecerá la siguiente ventana

Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en Cambiar origen podemos asignar el nuevo fichero fuente.

Si oprimimos “Comprobar estadoExcel nos informará si existe algún error con alguno de los archivos fuente, de lo contrario cambiará el estado “desconocido” por el estado “aceptar” indicando que todo está correcto:

Como se puede observar desde este cuadro de diálogo también podemos abrir el archivo origen, también romper alguno de los vínculos que no nos interesa seguir utilizando.

EJERCICIO 12 DE EXCEL – 2

 

Evaluar fórmula

Cuando trabajamos con hojas que contienen fórmulas muy complejas puede ser difícil encontrar la causa de un error. En estos casos se dispone de la herramienta Evaluar fórmula.

Supongamos que disponemos de la siguiente fórmula en una hoja: =B4/2+SUMA(C3:C5)

Cómo puede observar la fórmula consta de dos secciones ya que primero se divide B4/2 y por último se suma el resultado de SUMA(C3:C5)

Si colocamos al puntero de Excel sobre esta fórmula y luego activamos la opción evaluar fórmula se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

 

Se puede observar que se muestra la fórmula del ejemplo y se subraya B4 como primer dato a evaluar. Para evaluar el valor de B4 simplemente haga clic en el botón evaluar, se mostrará el siguiente resultado:

 

Cómo puede observar se ha reemplazado el nombre de la celda B4 por el valor de la misma, ahora se subraya la división de dicho valor por 2 indicando que es el siguiente paso a evaluar. Oprima el botón evaluar:

Se ha remplazado la división por el resultado de la misma, ahora se indica como siguiente paso a evaluar la SUMA(C3:C5). Oprima el botón evaluar:

Se ha calculado el valor de la suma y hemos llegado al último paso a ser evaluado. Oprima botón evaluar:

Se muestra el resultado final de la celda, como se ha terminado de evaluar la fórmula el botón evaluar se cambia por Reiniciar, por medio del cual se puede comenzar desde el principio.

Como ha podido observar este comando es de suma utilidad cuando se quiere detectar errores en fórmulas muy complejas.

 

Ventana inspección

En hojas muy extensas es difícil tener a la vista el resultado de algunas fórmulas que pueden ser de importancia para evaluar errores. Mediante el comando Ventana de inspección se pueden colocar a la vista estas fórmulas.

Al hacer clic en esta opción se despliega la siguiente ventana:

Esta ventana se coloca como flotante sobre la ventana de Excel, por lo cual puede ser cambiada de lugar y no se pierde de vista por más que uno cambie de hoja o inclusive de libro.

Podemos observar que como cualquier ventana de Windows dispone de opciones de mover cambiar tamaño o cerrar.

Ahora bien, para agregar una inspección de una celda hacemos clic en el menú “Agregar inspección”, se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro de diálogo se indica la celda que contiene la fórmula a ser inspeccionada, por último se oprime el botón Agregar. La celda será incluida en la lista celdas de inspección y se mostrará en la ventana como se muestra continuación:

En la ventana se incluye toda la información necesaria para localizar la fórmula en cuestión. Para eliminar una celda de inspección primero se debe seleccionar la celda dentro de la lista de la ventana de inspección, y por último se hace clic en Eliminar inspección

 

Validación

Una herramienta importante a la hora de crear hojas es la Validación de datos, más aún cuando estas hojas serán utilizadas por otros usuarios. Mediante la herramienta validación podemos asegurarnos que los datos que los usuarios ingresan en ciertas celdas sean los esperados.

La validez de datos se refiere a que el valor que contenga la celda, a la cual se le aplica validación, cumpla las restricciones que le hayamos fijado. Estas restricciones pueden ser tales como obligar a que el valor sea un número entero, que esté dentro de un rango, contenga un texto con una longitud fija, etc.

Para acceder a las herramientas de validación debemos activar la etiqueta Datos como se muestra en la figura, la herramienta Validación se encuentra en el grupo de herramientas de datos:

Esta herramienta dispone de un menú desplegable, el cual se muestra si se hace clic en la lista desplegable alojada a la derecha del botón:

Para establecer restricciones a los valores, seguiremos los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que queremos aplicar la

restricción.

  1. Activamos la etiqueta Datos y seleccionamos Validación de datos.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

  1. En la ficha Configuración abrimos la lista desplegable “Permitir” y seleccionamos la condición que mejor se ajuste a nuestro caso:

Dependiendo de la condición que seleccionemos de esta lista serán los ajustes y condiciones que podremos imponerle a la celda. Para nuestro ejemplo seleccionaremos la condición “número entero”:

En donde:

  1. Se selecciona el tipo de dato que debe contener la celda. Puede ser:

Cualquier tipo, Número entero, Hora, Fecha, etc.

  1. Se selecciona que tipo de restricción debe cumplir el valor del dato de la celda. Puede obligarse a que el valor esté dentro de un rango o fuera de él, que tenga una longitud fija, etc.
  2. Se establecen los valores de la restricción.

 

  1. Una vez definido los criterios de la condición simplemente se oprime el botón aceptar.

Para ayudar a los usuarios que utilizarán nuestra planilla podemos hacer que aparezca una ventana de texto, cuando hagan clic sobre la celda validada, mostrando un texto que expliqué las restricciones que se aplican a la celda actual.

Para ello, en el cuadro de diálogo anterior, seleccionamos la ficha “Mensaje de entrada” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario.

Por ejemplo:

Cuando el usuario coloque el puntero en la celda validada se mostrará en la pantalla un mensaje como el que mostramos en la siguiente figura:

Si en la celda del ejemplo se intenta ingresar un valor fuera del rango establecido, Excel responde con un mensaje de error como el que se muestra a continuación:

 

Como se puede observar el mensaje de error no brinda información adicional explicando el motivo del error. Esto se puede mejorar incorporando un mensaje de error personalizado para nuestras celdas validadas.

Para ello, en el cuadro de diálogo “Validación de datos”, seleccionamos la ficha “Mensaje de error” y escribimos el mensaje que queremos mostrarle al usuario:

Nuestro mensaje de error se puede marcar como “grave, advertencia o información”, dependiendo del estilo que utilicemos el usuario podrá ignorar el error y continuar o será obligado a corregir el error para poder continuar.

Estilo grave:

Estilo advertencia:

Estilo información:

Al contar con celdas validadas en una hoja es muy simple encontrar las celdas cuyos valores no son correctos por no cumplir con las condiciones establecidas.

Para mostrar las celdas inválidas utilizaremos la herramienta “rodear con un círculo datos no válidos

La herramienta “borrar círculos de validación” quita los círculos mostrados.

EJERCICIO 12 DE EXCEL – 1

 

TÉCNICAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

Hemos visto en capítulos anteriores algunos mecanismos que nos ayudan a ahorrarnos un trabajo extra, como son la asignación de nombres a celdas y la generación automática de series de valores. Veremos en este capítulo otras herramientas que ofrece Excel 2007 que nos permiten rentabilizar aún más nuestro trabajo.

 

Comentarios

Los comentarios son textos o grabaciones de voz que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna fórmula más o menos compleja. Siga los pasos que se indican a continuación para agregar y ver u oír los comentarios asociados a celdas.

 

Para añadir un comentario

  1. Seleccionamos la celda a la cual desea añadir el comentario.
  2. Seleccionamos la opción Nuevo Comentario del la etiqueta Revisar.

 

  1. Aparecerá un cuadro de texto donde podremos insertar el texto del comentario. Podemos modificar el tamaño del cuadro pulsando y arrastrando en los cuadros que aparecen a los lados y las esquinas del cuadro de texto:

  1. Cuando terminamos de insertar texto, pulsamos con el ratón fuera del cuadro.

Esta misma tarea se puede realizar, como es lógico, mediante el menú contextual de la celda. Al hacer clic secundario sobre la celda, en el menú contextual contamos con la opción “nuevo comentario” como se muestra en la siguiente figura:

 

Una vez insertado el comentario, la celda quedará marcada con un triángulo rojo en su esquina superior derecha y cada vez que pasemos el puntero del ratón por encima de la celda, aparecerá el Comentario:

Si copiamos o movemos la celda a otro lugar, el comentario asociado se copiará o moverá con ella.

 

Para modificar o eliminar un comentario

Para realizar modificaciones sobre el texto del comentario, o para eliminar dicho comentario, basta con colocar el puntero sobre la celda que contiene el comentario. Al hacer esto se podrá observar en el grupo herramientas “Comentarios” de la etiqueta “Revisar” que la opción “Nuevo comentario” cambia por “Editar comentario”.

También se puede ver que se activa la opción “Eliminar” que antes estaba desactivada. Si lo que se quiere es eliminar el comentario simplemente debe hacer clic en esta opción.

También se dispone de los controles denominados “Anterior(1) y Siguiente (2) mediante los cuales se podrá pasar de un comentario a otro en forma secuencial.

Como ya es costumbre, esto también se puede hacer mediante el menú contextual de la celda que tiene el comentario. Si hace clic secundario sobre dicha celda se desplegará el siguiente menú contextual, en el que se dispone de una sección dedicada a los comentarios:

Auditoria

Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas que pueden utilizarse conjunta o separadamente. Estas herramientas se encuentran en un grupo denominado Auditoría que se encuentra dentro de la etiqueta Fórmulas.

 

Rastrear niveles

Esta herramienta nos permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas.

Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoría.

  1. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de precedencia.
  2. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes.
  3. Quitar Flechas. Elimina las flechas de todos los niveles si se hace clic directamente sobre el botón, también dispone de un menú desplegable con opciones que permiten eliminar de un nivel por vez.

En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes.

 

 Mostrar fórmulas

Este botón, muestra u oculta, las fórmulas contenidas en las celdas. Excel normalmente muestra, en una celda con fórmula, el valor resultante del cálculo; pero si se oprime este botón se mostrará la fórmula en lugar del valor. Este comando afecta a todas las celdas que contengan fórmulas.

 

Comprobación de errores

Este comando rastrea errores comunes en las fórmulas existentes en un libro.  Para explicar este comando tomaremos el siguiente ejemplo el valor de la celda C4 lo dividimos por 0:

Una vez que provocamos el error haremos clic en la herramienta comprobación de errores, se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

Como puede observar la herramienta nos indica la existencia de un error en la celda D4, también proporciona información sobre el error.

El comando Comprobación de errores dispone de un menú desplegable que permite acceder a la opción Rastrear error la cual señala con flechas las celdas precedentes a la celda que contiene el error.

También se dispone de la opción referencias circulares la cual almacena un listado de los nombres de las celdas en las cuales existen referencias circulares.

EJERCICIO 12 DE EXCEL – 2

Importar datos de Word a Excel y viceversa

Importar datos de Word a Excel

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

  • Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
  • Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la fecha Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.
  • Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
  • Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú: .

Importar datos de Excel a Word

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

  • Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.
  • Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la ficha Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.
  • Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la ficha Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado  donde podemos ver las distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel.

Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla de destino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.

 

Importar datos de Access

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.

Pulsando Desde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos, u una vez elegida la base, y la lista de tablas y consultas.

Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.

En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja del libro.

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión, como la Descripción o cuando se debe actualizar.

Importar de una página Web

Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.

Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.

 

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.

En el botón Opcionesde esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla.

Ten en cuenta que aunque no se vean los bordes, la mayoría de las webs están estructuradas con tablas.

Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.

Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.

Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización.

 

Importar de otros programas

La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar y copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos nos permitirá crear conexiones de actualización y en otros no. Y otros programas nos permitirán exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si navegamos con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el menú contextual encontraremos la opción Exportar a Excel, que volcará los datos de la tabla en una nueva hoja de cálculo.